一、党政管理机构
1.党委（校长）办公室
分类号 DQ 党群 |
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
一 | 上级党组织制发的文件材料 | | |
1 | 党务工作的文件（如党建工作要点、党组织建设指导文件、党员发展政策等） | 永久/30年 | |
2 | 法规性文件（如党内法规、政策性规定） | 永久/30年 | |
二 | 党代会文件材料 | | |
3 | 请示、批复、通知、名单、议程、报告、校领导讲话稿、发言稿；大会主席团、秘书长及代表名单、大会选举办法、选举结果和上级批复；讨论通过的文件、决议、纪要、总结、会议记录；照片、录音、录像等 | 永久 | |
4 | 提案及办理情况、会议简报、小组会议记录、重要的贺信/贺电、筹备工作及选举过程中形成的文件（如候选人酝酿材料、选票统计表） | 永久/30年 | |
三 | 党委制发的文件材料 | | |
5 | 党委工作计划、总结以及上报的党建和思想政治工作方面报告材料（如年度党建工作要点、意识形态工作总结、思政教育实施方案） | 永久/30年 | |
6 | 决定、规章制度（如党委议事规则、党风廉政建设规定、意识形态工作责任制）、批转/请示与批复、通报和通知（涉及全局性工作部署） | 永久 | |
四 | 会议记录材料 | | |
7 | 党委会议、书记办公会、专委会会议、党委扩大会议记录及会议讨论通过的决议 | 永久 | |
8 | 党委会议纪要、党政联席会议纪要、专委会会议纪要 | 永久 | |
五 | 其他重要材料 | | |
9 | 党委负责同志在校内有关会议上的重要讲话和参加上级召开的重要会议的发言稿 | 永久/30年 | |
10 | 党务公开相关材料 | | |
11 | 经校领导批示并有处理结果的信访处理材料 | 永久/30年 | |
12 | 表彰先进基层党组织、优秀共产党员等单位和个人的文件材料（如表彰决定、光荣榜名单、颁奖仪式记录） | 永久/30年 | |
13 | 党群系统重要统计资料 | 永久/30年 | |
14 | 党群系统启用、停用印章的文件和印模 | 永久 | |
15 | 有关保密工作的重要文件材料（如保密制度、涉密人员管理台账、保密检查整改记录、涉密文件销毁清单） | 永久/30年 | |
16 | 巡视巡察与专项检查材料：上级党组织对学校开展的巡视巡察反馈意见、整改方案、整改台账及销号记录；校内党建专项检查（如支部标准化建设检查、党员教育管理督查）的通报、问题清单及整改报告。 | 30年 | |
17 | 党代表任期制与提案工作专项材料：党代表任期制实施方案、党代表调研课题成果、闭会期间党代表意见建议收集与办理情况 | 30年 | |
18 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 XZ 行政 |
一 | 上级机关有关高校行政管理的文件材料 | | |
1 | 校务工作的文件材料（针对本校的批复、批示、通知、决定等） | 永久 | |
2 | 需要长期贯彻执行的文件 | 永久/30年 | |
二 | 校庆工作形成的文件材料 | | |
3 | 庆典大会的领导讲话、代表发言稿、典型校友材料（杰出校友事迹）、来宾名单（重要嘉宾，如省部级领导、知名学者） | 永久 | |
4 | 上级领导人贺辞、贺信、题词 | 永久 | |
5 | 校庆工作方案、庆典议程、活动指南、宣传画册、校友会材料（校友联络名录）、兄弟单位的贺信等 | 30年 | |
三 | 会议记录和会议材料 | | |
6 | 校长办公会议、学校领导碰头会议、校务委员会议、处级干部会议等会议记录、会议纪要、议题 | 永久 | |
7 | 校领导在校内有关会议上的重要讲话和参加上级召开的重要会议的发言稿 | 永久/30年 | |
8 | 年度工作会议、行政专题会议、务虚会议等形成的文件材料 | 30年 | |
9 | 议程、报告、校领导人讲话、代表发言稿、讨论通过的文件和决议（如年度重点工作部署、专项改革方案） | 永久/30年 | |
10 | 其他材料 | 10年 | |
四 | 行政业务管理文件材料 | | |
11 | 学校颁布的决定、重要通知，制定的规章制度、中长期规划等文件材料 | 永久/30年 | |
12 | 学校向上级机关的请示与上级机关的批复、批示（如校区扩建请示、教育部批复、财政资金申请批复） | 永久/30年 | |
13 | 同级机关、下级机关的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料 | 永久/30年 | |
14 | 与外单位签订的合同、协议（如后勤服务外包合同、校企合作协议，含单价10万元以上采购合同、战略合作框架协议，不包含科技合同和招标采购合同） | 永久/30年 | |
15 | 学校工作计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 | 永久/30年 | |
16 | 大事记、组织沿革、年鉴、校史等 | 永久 | |
17 | 学校统计年报及统计材料汇编 | 永久/30年 | |
18 | 校内专项性检查的通报、总结、自查报告 | 永久/30年 | |
19 | 校办印发、转发、协调、督办工作的文件材料 | 永久/30年 | |
20 | 学校收发文登记本、校发文件编号簿 | | |
21 | 上级机关、上级领导检查、视察本校工作形成的文件材料（如教育部本科教学工作审核评估专家组意见、省教育厅安全检查反馈） | 永久/30年 | |
22 | 学校综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料 | 永久 | |
23 | 启用、废止行政部门印章的文件和印模 | 永久 | |
24 | 表彰先进单位和个人的文件材料 | 永久/30年 | |
25 | 数字化转型与信息化建设材料：学校行政管理信息化规划（如OA系统升级、数据治理方案）、核心业务系统（如人事系统、财务系统）建设合同、数据迁移记录、网络安全等级保护测评报告。 | 30年 | |
26 | 应急管理与突发事件处置材料：疫情防控、自然灾害等突发事件中学校发布的行政应急预案、指挥部会议记录、物资调配方案、师生健康监测数据汇总及处置结果报告。 | 30年 | |
27 | 民主监督材料：校务公开目录、重大事项公示记录、师生意见建议收集、教代会/学代会提案办理结果公开情况 | 30年 | |
28 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 上级领导来访、学校党政领导参加重大活动及学校开展重大活动照片及其文字说明 | 永久 | |
2 | 反映学校、本单位发展和重要活动的照片以及视频材料 | | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
2 | 学校各个时期的校徽样品 | | |
注：由各职能部门承办以学校名义发文的文件材料按各职能部门分配的分类号进行分类整理归档。
2.纪委
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ 党群 |
1 | 上级机关针对纪检、监察工作制发的重要文件材料 | 永久 | |
2 | 上级机关文件需要本校贯彻执行的 | 永久/30年 | |
3 | 校纪委会议记录、纪要、情况通报 | 永久 | |
4 | 工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表 | 永久/30年 | |
5 | 上级移交问题材料 | | |
6 | 向上级的请示及批复 | 永久/30年 | |
7 | 党员处分决定及复查材料 | 永久 | |
8 | 本校纪检、监察工作的规章制度、管理办法 | 永久 | |
9 | 处理群众来信来访的文件材料 | 永久/30年 | |
10 | 纪检监察工作专项检查材料 | 永久/30年 | |
11 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久 | |
分类号 SW 实物 | |
1 | 学校纪检工作、监察工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
3.党委组织部（党校、机关党委）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ 党群 |
一 | 干部管理类 | 永久 | |
1 | 上级机关对学校领导干部任免、批复的文件材料 | 永久 | |
2 | 经党委或党委主要领导同意，由组织部制发的干部管理工作核心文件 | 永久/30年 | |
3 | 书记碰头会材料 | 永久 | |
4 | 科级以上干部任免报告及审批文件材料 | 30年 | |
5 | 干部选拔任用全过程材料 | 30年 | |
6 | 干部人事档案管理工作制度、管理办法 | 30年 | |
7 | 干部人事档案专项审核材料 | 30年 | |
8 | 干部人事档案移交、接收登记表 | 30年 | |
9 | 干部教育培训规划、年度计划 | 30年 | |
二 | 党组织建设类 | | |
10 | 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知（常设党政机构） | 永久 | |
11 | 本校组织工作、党校工作的规章制度 | 30年 | |
12 | 年终党员花名册、处级干部花名册；分党委委员、党总支委员花名册 | 永久 | |
13 | 党组织关系转进、转出介绍信及存根（含电子版备份说明） | 永久 | |
14 | 吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料（含支部决议、党委审批） | 永久 | |
15 | 党员、组织工作、党费收缴等统计报表（年度综合报表） | 30年 | |
16 | 分党委、党总支、党支部换届改选报告、审批材料（含选举结果批复） | 30年 | |
17 | 基层党组织年度考核材料（考核结果通报、优秀党组织/党员名单） | 30年 | |
18 | 党建评估材料、重要专项活动（如主题教育）的报告、总结、方案 | 永久 | |
19 | 校级领导班子民主生活会记录本、民主生活会汇总上报材料（含问题整改清单） | 永久 | |
三 | 党校工作类 | | |
20 | 党校工作计划、总结、报告 | 30年 | |
21 | 党校培训规划、年度培训方案 | 30年 | |
四 | 党员教育与活动类 | | |
22 | 党员教育培训材料 | 30年 | |
23 | 党组织活动材料 | 30年 | |
24 | 党建品牌与创新工作材料（品牌创建方案、实施记录、成效评估；特色案例总结） | 30年 | |
五 | 综合管理类 | | |
25 | 上级机关印发的关于组织工作、干部工作、党校工作的指导性文件（如政策规定、专项部署） | 30年 | |
26 | 组织部工作计划、总结、决定、调查材料（年度综合材料） | 30年 | |
27 | 党员处分与组织处理材料（党纪处分决定、组织处理落实材料） | 永久 | |
28 | 综合考核相关材料 | | |
29 | 驻村帮扶等挂职干部材料 | | |
30 | 其他需归档的特色材料（如重大突发事件中的组织应对方案、专项审计材料） | 永久/30年 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校组织工作、党校工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
4.党委宣传部（融媒体中心）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ 党群 |
一 | 宣传管理 | 永久 | |
1 | 上级机关针对学校宣传工作的专项文件（如对本校宣传任务的具体批复、指示） | 永久 | |
2 | 上级机关印发的关于宣传思想工作、意识形态工作、思想政治教育的重要文件（如政策规定、专项部署） | 永久/30年 | |
3 | 学校年度宣传工作计划、总结、报告（含年度宣传目标、重点任务及完成情况） | 永久/30年 | |
4 | 学校关于宣传教育工作向上级的请示及批复（如重大宣传项目、专项经费申请） | 永久 | |
5 | 党委理论学习中心组学习记录本 | 永久 | |
6 | 学校重大专题活动（如校庆、党代会、国家级荣誉表彰）的宣传图片、视频、展板设计稿及文字说明 | 永久 | |
7 | 学校画册（反映学校重大历史节点、办学成果的综合性画册） | 永久 | |
8 | 意识形态工作责任制相关材料（如实施细则、年度分析研判报告、风险排查及整改记录） | 永久 | |
9 | 其他需归档的特色宣传材料（如重大突发事件中的组织应对方案、专项宣传总结） | 永久 | |
二 | 出版管理 | | |
10 | 学校官方新媒体平台（网站、微信公众号、微博等）重要推送内容（如政策解读、重大活动宣传原文） | 30年 | |
11 | 网站定期安全检查报告 | 30年 | |
12 | 涉校舆情监测记录、应急处置方案、回应材料及总结（重大负面舆情全流程材料） | 30年 | |
分类号 CB12 出版 |
1 | 《宜春学院校报》电子版 | 永久 | |
2 | 校外主流媒体（如省级以上报纸、电视台）对学校重大活动（如校庆、党代会、国家级科研成果发布）的报道 | 30年 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 国家、省部级市领导来校视察、访问等反映学校重大活动的声像材料及其文字说明 | 永久 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 宣传工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
5.党委统战部
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ 党群 |
1 | 上级制发的有关统战工作的文件 | 永久 | |
2 | 关于统战工作向上级的请示、报告及批复 | 30年 | |
3 | 统战工作规章制度、计划与总结 | 30年 | |
4 | 统战工作情况调查、典型材料（如优秀党外人士服务社会案例）、统计报表（年度综合报表） | 30年 | |
5 | 各级人大代表、政协委员名单及审批材料（含全国、省、市、县（区）各级名单及统战部协助推荐的审批文件） | 永久 | |
6 | 在校的全国、省、市人大代表、政协委员提交的议案及答复等材料 | 永久 | |
7 | 各民主党派基本情况和负责人名册及有关材料 | 永久 | |
8 | 无党派和民主党派人士担任处级以上干部名册 | 永久 | |
9 | 党外知识分子（无党派人士）信息库 | 30年 | |
10 | 统战工作表彰先进的事迹材料及名单 | 30年 | |
11 | 民族宗教工作政策落实情况、专项排查及整改材料 | 永久 | |
12 | 港澳台侨师生（校友）联络记录、联谊活动方案及总结（如港澳台侨青年交流活动）、爱国统一战线相关工作材料 | 0年 | |
13 | 其他专项统战工作材料（如重大活动总结、特色统战项目材料） | 30年 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 统战工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
6.人事处（党委教师工作部、教师发展中心）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
一 | 机构与编制 | | |
1 | 上级关于人事工作的文件材料（如机构调整设置、人员编制、岗位设置、职称、人才、教师工作、工资、师资队伍的文件材料） | 永久 | |
二 | 职称与待遇 | | |
2 | 教职工校外评审资格、聘任批复或备案等文件材料（含工勤岗） | 永久 | |
3 | 享受政府津贴名单的批复文件（含名单及上级批复） | 永久 | |
4 | 关于工资套改、有关待遇的批复等文件材料（如工资调整方案、特殊待遇批复） | 永久 | |
5 | 教职工工资调整汇总名册 | 永久 | |
三 | 教职工动态 | | |
6 | 教职工录用、调动的请示、报告、批复等文件材料（如行政介绍信、上编单、聘用协议、使用临时用工、离岗创业、校内外干部调动、辞职、离退休、死亡等） | 永久 | |
7 | 年度教职工花名册（含姓名、岗位、职称等核心信息） | 30年 | |
8 | 年度工作综合绩效评价及教职工年度考核材料 | 30年 | |
四 | 奖惩与处分 | | |
9 | 受到记过、降级、撤职及以上处分材料及复查材料、教职工除名/复职处理材料 | 永久 | |
10 | 受到警告处分材料及复查/撤销材料 | 30年 | |
五 | 师资与人才培训 | | |
11 | 柔性引进及校外聘用专家名单及聘用协议、考核记录 | 永久 | |
12 | 教师进修、师资管理重要材料（如骨干教师培训计划、国内外访学记录） | 30年 | |
13 | 省级及以上人才获批的批复文件材料 | 30年 | |
六 | 师德师风与博士后管理 | | |
14 | 师德师风建设相关材料（如师德考核办法、师德标兵评选材料、失德失范处理材料） | 永久/30年 | |
15 | 博士后管理工作材料（如博士后进站/出站审批、科研考核） | 30年 | |
七 | 人事争议与纠纷处理 | | |
16 | 教职工人事争议（如劳动仲裁、合同纠纷）相关材料（处理决定、调解记录） | 永久 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校各个历史时期的证件样品（如工作证、职称证书、聘书、退休证等） | | |
2 | 学校、本部门或个人在人事管理工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等 | 永久 | |
7.教务处
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 JX11 教学综合 |
1 | 上级关于本科教学、教改工作、学籍、学位等文件材料 | 永久 | |
2 | 教务处年度工作计划、总结 | 30年 | |
3 | 本科教学机构设置（含变更）材料 | 30年 | |
4 | 有关教学的核心规章制度（如课程考核管理办法、实践教学管理规定） | 30年 | |
5 | 本科学教学质量报告、人才培养方案、课程教学大纲、教学研究重点项目材料 | 永久 | |
6 | 教务处制发的重要教学管理文件（如教学奖励办法、教材选用管理办法、在线课程建设规范） | 30年 | |
7 | 教学评估材料（如本科教学工作审核评估、专业认证、课程评估的全套材料，含自评报告、专家意见、整改方案） | 永久 | |
8 | 省级以上教学成果奖，教育教学改革项目申报材料（课程、专业、实验中心基地等）及批复 | 30年 | |
9 | 学校召开的全校教学工作会议（或教学研讨会等）材料 | 30年 | |
9 | 其他需长期保存的教学管理材料（如重大教学改革项目总结、新专业申报可行性研究报告） | 永久 | |
分类号 JX12 学科与实践教学 |
1 | 学科建设 | | |
1.1 | 本校有关专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 | 永久 | |
1.2 | 学科、专业评估、重点专业或品牌专业申报和审批材料 | 永久 | |
1.3 | 学科、专业统计报表（如年度专业数量、结构分析，专业布点情况） | 永久 | |
2 | 实验室与实践教学基地建设 | | |
2.1 | 实践教学基地申报材料 | 永久 | |
2.2 | 实践教学基地统计报表 | 永久 | |
分类号 JX14 学籍管理 |
1 | 全日制普通本科生学籍注册学生名册（年度更新，含学号、姓名、专业、年级、学籍状态） | 永久 | |
2 | 学籍变更材料、学生处分处理材料 | 30年 | |
分类号 JX15 学位 |
1 | 授予学士学位文件材料（含名单或名册、学位授予决议、学位证书编号规则） | 永久 | |
2 | 优秀学士学位论文（含获奖论文全文、评审专家意见、答辩记录） | 永久 | |
分类号 JX16 毕业生 |
1 | 毕业生学历注册名册（含电子注册数据、学历证书编号、毕业时间） | 永久 | |
分类号 JX17 教材与教学资源 |
1 | 评选优秀教材的有关材料及获奖名单（如国家级/省级优秀教材、校级精品教材） | 30年 | |
2 | 自编、主编教材（含教材原稿、出版合同、样书） | 30年 | |
3 | 教学信息化材料（如在线课程平台数据、数字化教学资源建设方案、慕课（MOOC）建设立项文件） | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 本专生学历注册名册（电子档，含学信网备案数据） | 永久 | |
2 | 其他有保存价值的声像材料及其文字说明（如教学活动影像、重要会议录像、毕业典礼录像） | 永久/30年 | |
分类号SW 实物 |
1 | 学校、本部门在教务管理工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等 | 永久 | |
2 | 本科毕业证书、学士学位证书、结业证书模板 | 永久 | |
8.科学研究处（校地合作办公室、大学科技园）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 KY11 科研综合 |
1 | 上级下发的关于科研工作的核心文件（如科研项目管理新规、科研经费管理办法、产学研合作指导意见） | 永久/30年 | |
2 | 学校科研工作规划、计划、总结、报告、情况汇报及上级批复（如五年科研发展规划、年度科研工作总结） | 30 年 | |
3 | 学校科研工作各类统计报表及年鉴（如交至上级部门的科技统计年报、年鉴等） | 永久 | |
4 | 申报各级各类科研项目、科学基金等的文件材料及有关批复（如国家自然科学基金、国家重点研发计划申报书及批复） | 永久 | |
5 | 申报国家、地方各类科研基地的文件材料及有关批复（如国家重点实验室、省级工程技术研究中心申报材料） | 永久 | |
6 | 学校科研工作规章制度（如科研项目管理办法、科研成果转化细则、科研诚信管理办法） | 30年 | |
7 | 科技协作、科技服务协议书、合同（如校企合作研发协议、技术服务合同） | 30年 | |
8 | 科研成果获奖情况（校级以上）（如国家级/省部级科技奖励名单，获奖文件、获奖证书电子稿和单位获奖证书原件） | 30年 | |
9 | 科研机构的设置、变动材料 | 永久 | |
10 | 学校举办（参加）的重大学术会议材料 | 30年 | |
11 | 学校举办（参加）的重要科技成果交流会、展览会材料 | 30年 | |
12 | 科研成果汇编 | 30年 | |
13 | 其他需长期保存的科研管理材料（如重大科技专项推进方案、科研风险评估报告） | 30年 | |
分类号 KY12 科研项目 |
1 | 科研准备阶段 | | |
1.1 | 任务书、合同、协议书（如科研项目任务书、横向合作合同、校企联合攻关协议） | 永久 | |
2 | 总结鉴定阶段 | | |
2.1 | 研究报告、研制报告（如结题证书等） | 永久 | |
2.2 | 鉴定证书（如科技成果鉴定证书、新产品鉴定证书） | 永久 | |
2.3 | 鉴定会材料（鉴定代表名单、鉴定意见） | 30年 | |
2.4 | 推广应用意见（如成果转化建议、产业化前景分析） | 30年 | |
3 | 申报奖励阶段 | | |
3.1 | 省级科研成果登记表、江西省科技成果登记证书（如成果名称、类别、完成人、完成时间） | 永久 | |
3.2 | 科研成果获奖材料（提供获奖文件、获奖证书电子稿和单位获奖证书原件） | 永久 | |
4 | 推广应用阶段 | | |
4.1 | 转让合同、协议书 | 永久 | |
4.2 | 成果宣传报道材料 | 30年 | |
分类号 KY13 资质与平台管理 |
1 | 以学校名义申报并通过评审的资质认证文件材料及证书（如高新技术企业认定证书、技术转移机构资质证书） | 永久 | |
2 | 校地合作（产学研合作）协议（如地方政府科技合作协议、产业园区共建协议） | 永久 | |
3 | 大学科技园运营管理材料（如入驻企业协议、科技园发展规划、年度运营报告） | 30年 | |
4 | 科研平台（重点实验室/工程技术研究中心）建设材料（如平台申报书、验收报告、评估材料） | 永久 | |
分类号 KY14 科研诚信与伦理 |
1 | 科研诚信与伦理审查材料（如学术不端行为调查记录） | 永久 | |
2 | 横向科研项目（企业合作）管理材料（如企业委托合同、技术开发协议、经费使用记录） | 30年 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校、本部门或个人在科研管理工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。省级以上部门授予的重点实验室、平台、基地匾牌 | 永久 | |
9. 发展规划处（高教研究所）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 综合 |
1 | 上级关于学校发展规划、政策法规研究工作的文件 | 永久 | |
2 | 为学校的发展制定的政策性研究的文件材料（如学校中长期发展战略研究报告、高质量发展路径分析、核心竞争力提升方案） | 永久 | |
3 | 高等教育研究材料（如高校发展规律、学科发展趋势、国内外一流大学比较研究、高等教育改革趋势分析） | 30年 | |
4 | 发展规划、政策法规研究工作的规章制度、管理办法、岗位职责 | 永久 | |
5 | 发展规划、政策法规研究工作的计划、总结、简报、调查材料、统计、会议记录等 | 永久/30年 | |
6 | 制定学校校园规划和产业发展规划、学校基本布局与资源合理配置方案设计等材料 | 永久 | |
7 | 专项规划材料（如学科建设规划、师资队伍建设规划、国际化发展战略规划、智慧校园建设规划） | 永久 | |
8 | 规划实施评估材料（如规划中期评估报告、终期评估总结、调整优化方案、目标达成率分析） | 永久 | |
9 | 学校中长期事业发展规划、专项规划及相关通知、请示、报告、批复等 | 永久 | |
10 | 学校学科布局调整与优化、院系设置等相关材料 | 永久 | |
11 | 校情数据、质量报告、教学状态数据等 | 永久 | |
12 | 学校章程 | 永久 | |
13 | 学校机构设置及职员论证资源配置等相关材料 | 永久 | |
14 | 其他有保存价值的文件材料（如校地合作规划草案、合作协议书、备忘录等，重大规划项目论证材料、规划编制专家咨询记录） | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校、本部门或个人在发展规划管理工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。 | 永久 | |
10.研究生处（学科建设处、党委研究生工作部）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 JX11 综合 |
1 | 上级关于研究生工作及学科建设的文件材料 | 永久 | |
2 | 本校有关研究生工作及学科建设的计划、总结、报告、决定、统计及工作规章制度等材料 | 30年 | |
3 | 研究生处管理工作及学科建设文件材料 | 30年 | |
4 | 研究生专业设置、调整的请示及上级批复等材料 | 30年 | |
5 | 研究生创新项目等材料 | 30年 | |
6 | 研究生导师名册 | 30年 | |
7 | 省级研究生教育教学成果奖申报批复材料 | 30年 | |
8 | 研究生人才培养方案、课程教学大纲、学科建设、学科评估材料等 | 30年 | |
9 | 其他需长期保存的综合管理材料（如研究生教育改革专项方案、跨部门协作机制文件） | 30年 | |
10 | 研究生奖助材料 | 30年 | |
分类号 JX13 招生 |
1 | 上级下达我校招生计划的文件材料 | 永久 | |
2 | 招生简章、专业介绍 | 永久 | |
3 | 新生保留、取消入学资格名单及有关材料 | 永久 | |
分类号 JX14 学籍 |
1 | 新生录取花名册 | 永久 | |
2 | 毕业生名册和学籍表 | 永久 | |
分类号 JX15 课堂教学与实践 |
1 | 因各种原因未修完学业材料（含成绩册）（如退学、肄业学生的成绩单、未完成学业说明） | 永久 | |
2 | 研究生学术报告会材料（报告会通知、报告会材料、获奖名单、获奖论文及声像材料及文字说明等） | 30年 | |
4 | 优秀教学质量评奖材料（如教学名师评选、课程质量评估结果） | 30年 | |
分类号 JX16 学位 |
1 | 学位论文 | 永久 | |
2 | 论文评阅书（评议书） | 自存 | |
3 | 论文摘要、答辩表决票、答辩决议、答辩记录 | 自存 | |
4 | 授予学位的决定、获硕士学位文件材料 | 永久 | |
5 | 学校学位评定委员会人员名单 | 永久 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 | |
1 | 研究生毕业证书、结业证书、硕士学位证书模板 | 永久 | |
2 | 学校、本部门在学科建设（研究生）管理工作中获得的省级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。 | 永久 | |
11. 学生工作处（党委学生工作部）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ 党群综合 |
1 | 上级制发的有关本校或涉及本校学生工作的文件材料 | 永久 | |
2 | 本校有关学生工作的计划、总结、报告、决定、统计及工作规章制度等材料 | 30年 | |
3 | 班主任、辅导员名单及表彰情况 | 30年 | |
4 | 关于学生思想政治工作的规章制度、管理办法 | 30年 | |
5 | 学生违纪、违法的处分决定及有关文件材料 | 永久 | |
6 | 学生宿舍管理材料 | 30年 | |
7 | 突发事件应急管理材料（如舆情应对方案、安全事故处理记录、疫情防控学生管理方案） | 30年 | |
8 | 其他有保存价值的文件材料 | 30年 | |
分类号 JX 教学 |
1 | 优秀学生、优秀毕业生、先进班集体评选材料（如评选通知、候选名单、最终结果） | 永久 | |
2 | 学生获得各种奖学金、贷学金、助学金、特困补助、社会助学的学生名册 | 永久 | |
3 | 有关心理健康教育工作的文件材料（如心理健康教育实施细则、危机干预预案） | 永久 | |
4 | 心理健康教育工作的年度计划、总结 | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校、本部门获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
12.招生就业处（校友事务中心）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级下达我校招生计划的文件材料 | 永久 | |
2 | 上级制发的有关学校或涉及学校就业工作的文件材料 | 永久 | |
3 | 上级有关校友总会、教育基金管理等文件材料 | 永久 | |
4 | 本科生招生、就业工作计划、总结、报告及规章制度 | 永久 | |
5 | 本科生招生简章、专业介绍、宣传资料 | 永久 | |
6 | 特殊类型招生材料（如专升本、艺术类、体育类招生考试方案、录取规则） | 永久 | |
7 | 新生花名册 | 永久 | |
8 | 本科毕业生就业方案、工作计划、工作总结 | 30年 | |
9 | 毕业生就业质量报告、质量跟踪调查和信息反馈材料 | 30年 | |
10 | 校友会有关材料（如校友会章程、校友代表大会会议记录、校友联络名单） | 永久 | |
11 | 校友活动记录（如校友返校活动、捐赠仪式、校友论坛资料） | 30年 | |
12 | 校友捐赠管理材料（如捐赠协议、捐赠资金使用记录、校友奖学金设立方案） | 永久 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 录取通知书模板、校友赠送的有保存价值的实物 | 永久 | |
2 | 学校、本部门或个人在招生管理工作中获得的省级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等 | 永久 | |
13.计划财务处
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 CK11 财务综合 |
1 | 上级颁发并要长期贯彻执行的财务工作的文件材料 | 10年 | |
2 | 财务管理规定、计划、总结、报告、请示及批复等文件材料（如经费管理办法、年度预算方案、审计整改报告） | 永久 | |
3 | 学校经费预算及分配方案 | 永久 | |
4 | 财务档案移交保管、销毁清册 | 永久 | |
5 | 向上级制发的财务业务公函、请示及批复 | 永久 | |
6 | 其他需长期保存的综合管理材料 | 30年 | |
分类号 CK12 会计报表 |
1 | 决算报表（含基建综合决算） | 永久 | |
2 | 会计报表 | 永久 | |
3 | 年度以上各种统计报表（含工资报表） | 永久 | |
分类号 CK13 会计账簿 |
1 | 总账 | 永久 | |
2 | 明细分类、分户账或登记簿 | 永久 | |
3 | 固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年） | 永久 | |
分类号 CK14 会计凭证 |
1 | 各种会计凭证 | 永久 | |
2 | 银行对账单 | 永久 | |
分类号 CK15 工资清册 |
1 | 工资发放名册 | 永久 | |
2 | 工资转移、证明、通知存根 | 永久 | |
3 | 各种奖金、奖学金、助学金名册等 | 永久 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校、本部门或个人在财务管理工作中获得的省级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。 | 永久 | |
14.审计处（党委审计委员会办公室）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级机关制发的有关审计工作的重要文件（如国家审计法规、教育部审计工作指导意见） | 永久 | |
2 | 审计工作计划、总结、规章制度（如年度审计计划、审计工作实施方案、内部审计制度） | 永久 | |
3 | 审计工作统计年报及其他重要报表（如年度审计项目统计、审计发现问题汇总表） | 永久 | |
4 | 审计工作会议记录、纪要、大事记（如审计委员会会议记录、年度审计工作要点） | 永久 | |
5 | 处级领导离任审计材料、报告 | 永久 | |
6 | 财务审计报告及附件 | 永久 | |
6.1 | 与审计项目有关的请示、报告、批示、委托书等 | 永久 | |
6.2 | 审计通知书、意见书、决议、建议书、移送处理书等 | 永久 | |
6.3 | 承诺书、审计报告征求意见书、被审计单位书面意见和审计组说明材料 | 永久 | |
6.4 | 审计证据资料、审计工作底稿 | 永久 | |
6.5 | 其他有关材料（如审计项目实施方案、审计组会议记录） | 永久 | |
7 | 科研经费审计报告及附件（如科研项目经费使用审计、学科建设经费审计） | 永久 | |
8 | 被审计单位对审计结论和决定的复审申请、申诉材料 | 永久 | |
9 | 检查审计意见书落实情况和审计决定执行情况的报告和记录 | 永久 | |
10 | 与审计项目有关的群众来信和来访记录 | 永久 | |
11 | 对外委托审计项目的报告及相关材料（如第三方审计机构出具的报告、委托协议） | 永久 | |
12 | 扣款、停止拨款、冻结银行账号的通知书和回执（如审计决定执行的强制措施文件） | 永久 | |
13 | 其他有保存价值的文件材料（如审计培训记录、审计信息化建设方案、内部控制评价报告） | 30年 | |
分类号 SJ 审计专项 |
1 | 工程审计项目报告及附件（工程项目预算、结算审计汇总表、合同、工程决算、备案、财审等） | 永久 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 其他有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
14 | 学校、本部门或个人在审计工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等 | 永久 | |
15.保卫处（人民武装部）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级制发的有关武装、保卫、人防、军训、综合治理工作等重要文件 | 30年 | |
2 | 集体和个人获省部级以上奖励的奖状、证书复印件 | 永久 | |
3 | 保卫和综合治理工作计划、总结、报告 | 30年 | |
4 | 学校安全、保卫、综合治理工作的规章制度（如校园出入管理规定、重点区域安全防范制度） | 30年 | |
5 | 学校安全保卫、武装、综合治理工作统计报表（如校园案件发生率、安全隐患排查统计） | 30年 | |
6 | 学校关于安全保卫工作向上级的请示及批复（如安全设施建设申请、隐患整改批复） | 30年 | |
7 | 治安管理材料（如案件查处记录、重点区域防控方案、可疑人员排查记录） | 永久 | |
8 | 安全设施管理材料（如监控系统维护记录、消防设备检查报告、安防设备采购合同） | 永久 | |
9 | 人民武装工作材料（如民兵组织建设方案、民兵训练记录、征兵工作宣传材料） | 30年 | |
10 | 学生军训方案、军事理论课教学材料（如军训计划、军事课程大纲、授课记录） | 永久 | |
11 | 处理重大突发事件材料（如校园火灾、暴力事件、公共卫生事件应急预案、处置过程记录、总结报告） | 永久 | |
12 | 突发事件应急演练材料（如消防演练、地震逃生演练方案、演练记录） | 30年 | |
13 | 综合治理工作材料（如校园周边环境整治方案、多部门安全联席会议记录、平安校园创建材料） | 永久 | |
14 | 其他有保存价值的文件材料（如安全教育培训记录、安全信息化建设方案、学生安全告知书） | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校、本部门获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
16.国际合作与交流处（港澳台事务办公室、国际汉语教学中心管理办公室）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 WS11 外事综合 |
1 | 上级关于外事工作的文件材料 | 永久 | |
2 | 外事工作计划、总结 | 30年 | |
3 | 外事工作规章制度 | 30年 | |
4 | 学校外事工作会议和活动的有关材料、大事记 | 永久 | |
分类号 WS12 人员跨境管理 |
1 | 出国（境）人员管理 | 永久 | |
1.1 | 出国境进修、培训、公派留学汇总名单 | 30年 | |
1.2 | 出境访问、考察、参加学术会议汇总名单、出访计划、出访报告、照片等材料 | 30年 | |
2 | 来校人员管理 | 30年 | |
2.1 | 上级和本校邀请专家、学者来校讲学、学术报告等的名册及有关材料 | 30年 | |
2.2 | 聘请外籍教师名册、境外人员来校参观讲学名册及有关材料 | 30年 | |
分类号 WS13 交流合作 |
1 | 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 | 永久 | |
2 | 学校完成的国际合作项目、成果等材料（项目书、成果报告、知识产权证明） | 30年 | |
3 | 学校举办的国际学术会议活动的相关材料 | 30年 | |
分类号 WS15 留学生 |
1 | 留学生录取审批材料 | 永久 | |
2 | 留学生名册、学籍表、学历注册名册、授予学位文件材料（含名册） | 永久 | |
3 | 留学生工作规章制度、计划及总结（含奖学金评定办法、培养方案） | 30年 | |
4 | 留学生奖学金评定材料（评审表、公示记录、资助协议） | 永久/30年 | |
5 | 有关留学生工作的材料（日常管理记录、突发事件处理、汉语水平考试HSK组织材料） | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 校际交流中互赠的校级礼品、纪念品等 | | |
2 | 毕业证书模板 | | |
3 | 留学生管理工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
17.资产与实验室管理处（招标采购中心）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
1.资产与实验室管理 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 国有资产登记、统计、核查清算、交接等文件材料 | 永久 | |
2 | 固定资产投资项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 | 永久 | |
3 | 学校不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料及其证书 | 永久 | |
4 | 学校房产、土地所有权和使用权的文件材料及证书 | 永久 | |
5 | 学校各种无形资产（专利权、商标权、专有技术权、著作权、土地使用权、特许经营权、商誉、受赠无形资产及其他财产权等）的文件材料 | 永久 | |
6 | 资产管理工作计划、总结、综合性统计等材料 | 30年 | |
7 | 其他有保存价值的文件材料（如资产管理改革方案、校级制度修订依据） | 30年 | |
分类号 SB 设备 |
1 | 仪器设备管理的规章制度、仪器设备统计材料 | 30年 | |
2 | 仪器设备验收报告及相关文件材料（含普通设备验收单、大型设备技术验收细节） | 30年 | |
3 | 大型仪器设备全生命周期管理材料（单价≥10万元） 报废鉴定材料（含技术评估报告、审批表） | 30年 | |
4 | 教学仪器设备经费分配方案 | | |
5 | 实验室管理的规章制度、实验室建设的统计材料 | 30年 | |
6 | 实验室安全管理材料（危化品审批、生物安全备案、辐射防护许可证、安全检查整改报告） | 30年 | |
2.招标采购 |
分类号 SB11 设备综合 |
1 | 上级制发的有关招标采购的重要文件材料 | 永久 | |
2 | 本校招标采购管理工作的规章制度 | 30年 | |
3 | 本校招标采购管理工作计划、总结、报告 | 永久 | |
4 | 本校招标采购的各类统计报表 | 永久 | |
5 | 其他有保存价值的文件材料（如采购管理创新案例、兄弟院校经验借鉴材料） | 永久/30年 | |
分类号 SB12 仪器设备 |
1 | 《宜春学院采购项目审批表》（含清单及立项依据） | 永久 | |
2 | 《宜春学院采购项目委托招标代理公司确认表》 | 永久 | |
3 | 委托协议书 | 永久 | |
4 | 宜春学院政府采购申报材料用印审批表 | 永久 | |
5 | 采购人确认的招标文件（部门签字盖章） | 永久 | |
6 | 宜春市公共资源交易中心进场交易登记表 | 永久 | |
7 | 宜春学院政府采购项目流标重新挂网审批表（流标项目） | 永久 | |
8 | 专家推荐函 | 永久 | |
9 | 抽取评审专家流程 | 永久 | |
10 | 评标专家名单及签到表 | 永久 | |
11 | 评审专家承诺书 | 永久 | |
12 | 评审记录（含每位专家的打分细则及评标报告） | 永久 | |
13 | 会议记录（复印或扫描件） | 永久 | |
14 | 中标（成交）结果确认书（原件） | 永久 | |
15 | 中标（成交）公告（原件） | 永久 | |
16 | 如有质疑情况需提供质疑相关材料（质疑函及质疑答复等材料） | 永久 | |
17 | 中标（成交）通知书（原件） | 永久 | |
18 | 宜春学院招标采购合同用印审批表 | 永久 | |
19 | 政府采购合同（原件） | 永久 | |
20 | 采购项目标后总结报告 | 30年/永久 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校采购与招投标工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
18.后勤与基建管理处
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
1.后勤管理 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级制发的有关学校后勤管理工作的文件及要求 | 永久 | |
2 | 学校后勤管理工作规章制度、计划、报告、总结，统计报表 | 永久 | |
3 | 学校关于后勤管理工作向上级的请示及批复 | 永久 | |
4 | 集体和个人获省部级以上奖励的奖状、证书复印件（个人获奖） | 永久 | |
5 | 学校房产管理工作有关材料 | 永久 | |
5.1 | 上级有关房产工作的文件与要求 | 永久 | |
5.2 | 学校房产管理工作的各项办法、规定、条例等 | 永久 | |
5.3 | 学校房产管理工作的规划、总结、请示及上级批复 | 永久 | |
5.4 | 学校房产管理工作统计报表 | 永久 | |
5.5 | 公有住宅出售的合同、协议 | 永久 | |
5.6 | 学校各类房屋所有权证和土地使用证 | 永久 | |
5.7 | 学校与校内外单位及个人签订的相关房产合同与协议（如场地租赁、合作建房） | 永久/30年 | |
5.8 | 公共用房的分配及调整材料 | 30年 | |
5.9 | 教工过渡性用房的分配及调整材料 | 30年 | |
5.10 | 学校处理房产、历史遗留问题的有关材料 | 永久 | |
5.11 | 后勤服务企业、经营性用户的合同、协议 | 30年/10年 | |
6 | 学校卫生工作有关材料（如传染病防控方案、新生体检汇总） | 30年 | |
7 | 学校水电管理、维修工作有关材料（如水电管网图、维修记录） | 30年 | |
8 | 学校物业管理工作有关材料 | 30年 | |
9 | 学校环保工作、节能、绿化工作有关材料 | 30年 | |
10 | 学校膳食管理工作有关材料 | 30年 | |
11 | 学校各类维修工程报告、论证报告、上级或主管领导批复和维修批示（如房屋加固、管网改造） | 永久 | |
12 | 维修合同和会谈纪要、记录等、维修工程协议书和附件 | 30年/10年 | |
13 | 其他有保存价值的文件材料（如后勤信息化建设方案、公务车管理） | 永久/30年 | |
2.基建管理 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级制发的高校基本建设工作的文件 | 30年 | |
2 | 与学校签订的重要合同、协议书 | 30年 | |
3 | 学校基本建设任务完成情况材料 | 30年 | |
4 | 学校基建维修改造情况材料（8万元以上） | 30年 | |
5 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 JJ11 基建综合 |
1 | 全局性的总体规划、设计总平面图；水、电、气、管道分布图；地质勘探、地形测量材料等 | 永久 | |
2 | 上级有关基建工作的文件需贯彻执行的 | 30年 | |
3 | 学校基建工作规章制度、计划、总结 | 30年 | |
4 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 JJ12 工程项目 |
1 | 管理及研究性文件 | | |
1.1 | 承包合同、招标、投标、开标、中标等文件 | 永久 | |
1.2 | 施工执照 | 永久 | |
1.3 | 项目建议书及上级批复、项目选址意见书及批文 | 永久 | |
1.4 | 可行性研究报告及评估、设计任务书及计划任务书等报批文件 | 永久 | |
1.5 | 项目评估、环境预测、技术与经济调查报告 | 永久 | |
1.6 | 有关投资、进度、物资、工程量的建议书、实施计划和调整计划 | 永久 | |
1.7 | 概算、预算、差价管理文件；合同变更、索赔涉及法律事务文件 | 永久 | |
1.8 | 环保、安全、消防、卫生、人防等文件，水电气供应协议书等材料 | 永久 | |
2 | 设计文件 | | |
2.1 | 初步设计、技术设计、施工总体规划设计 | 永久 | |
2.2 | 设计计算书、设计评价、鉴定及审批材料 | 永久 | |
2.3 | 关键技术实验材料 | 永久 | |
2.4 | 工程地质、水文地质勘察设计、勘察报告等 | 永久 | |
2.5 | 水文、气象、地震等其他设计基础材料 | 永久 | |
3 | 施工文件 | | |
3.1 | 土建施工文件 | | |
3.1.1 | 施工计划、方案、技术措施、施工工艺等 | 永久 | |
3.1.2 | 建筑材料实验报告、原材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 永久 | |
3.1.3 | 设计变更、工程更改、材料仿用鉴定审批材料 | 永久 | |
3.1.4 | 土建施工定位测量地质勘察资料、基础工程施工图，土、岩实验报告及处理资料 | 永久 | |
3.1.5 | 隐蔽工程验收记录、工程位移变形及处理记录的报告 | 永久 | |
3.1.6 | 土建工程竣工报告、竣工验收报告 | 永久 | |
3.2 | 设备及管线安装施工文件 | | |
3.2.1 | 设计变更、材料代用审批材料 | 永久 | |
3.2.2 | 焊接实验记录、报告；施工检验、探伤、隐蔽工程检查强度、密闭性试验报告、记录等 | 永久 | |
3.2.3 | 施工安装、质量检验、系统检验、事故处理报告、记录等 | 永久 | |
3.2.4 | 管线标高位置、坡度测量记录；设备及管线安装竣工报告、竣工验收报告 | 永久 | |
3.3 | 电气、仪表安装施工文件 | | |
3.3.1 | 设计变更、零部件代用、设备代用审批材料 | 永久 | |
3.3.2 | 施工安装、调试、测试、质量评定、事故处理记录、报告等 | 永久 | |
3.3.3 | 电气仪表施工竣工报告、竣工验收报告 | 永久 | |
3.4 | 项目建设竣工验收材料 | | |
3.4.1 | 竣工验收报告 | 永久 | |
3.4.2 | 质量评审材料 | 永久 | |
3.4.3 | 工程现场音像材料 | 永久 | |
3.4.4 | 竣工验收会议决议文件 | 永久 | |
3.4.5 | 工程概算、预算、决算及审计材料 | 永久 | |
3.4.6 | 工程监理材料 | 永久 | |
3.4.7 | 交接材料及建设项目获奖材料 | 永久 | |
4 | 竣工图纸 | | |
4.1 | 建筑图 | 永久 | |
4.2 | 结构图 | 永久 | |
4.3 | 水施图 | 永久 | |
4.4 | 电施图 | 永久 | |
4.5 | 消防图 | 永久 | |
分类号 SX 声像 | | |
1 | 反映学校校景的声像材料及其文字说明 | 永久/10年 | |
2 | 学校拆迁前旧建筑物的声像材料及其文字说明 | 永久 | |
3 | 重大基建项目竣工典礼的声像材料及其文字说明 | 永久 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校、本部门或个人在基本建设管理工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等 | 永久 | |
备注：小型、一般单项工程项目材料与建筑物同存。 |
19.督查评估处
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级有关教学督导工作的文件材料 | 永久 | |
2 | 校级督查、教学督导工作的规章制度、实施细则 | 30 | |
3 | 学校教学督导工作规划、总结 | 30 | |
4 | 校级督导专家队伍建设材料（如遴选标准、聘任文件、培训记录、考核评价结果） | 30年 | |
5 | 督导工作创新案例（如跨校合作方案、特色督导模式总结） | 30年 | |
6 | 学校关于教学督导工作向上级的请示及批复 | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 督导评估工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
20.离退休工作处
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级有关离退休工作政策文件 | 永久 | |
2 | 学校离退休工作计划、总结、报告、年度统计报表 | 30年 | |
3 | 学校离退休工作向上级的请示及批复（如经费调整、政策突破申请） | 30年 | |
4 | 离退休工作处的规章制度 | 30年 | |
5 | 离退休人员健康档案（如年度体检报告、重大疾病随访记录） | 30年 | |
6 | 离退休活动开展材料（如金婚庆典、重阳节活动、兴趣小组方案及总结） | 30年 | |
7 | 离退休人员花名册 | 永久 | |
8 | 获省部级以上表彰的集体和个人奖状、证书的复印件 | 30年 | |
9 | 离退休工作特色案例（如“一对一”精准帮扶经验、跨校交流合作方案） | 30年 | |
10 | 关工委相关材料 | 30年 | |
11 | 离退休党支部设置、换届、活动开展等相关材料 | 30年 | |
12 | 其它有保存价值的文件材料 | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 离退休人员管理工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
二、群团组织
21.工会
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ 党群 |
1 | 工会工作规章制度 | 30年 | |
2 | 工会工作计划、总结 | 30年 | |
3 | 工会换届选举结果（含当选委员名单、选举程序文件） | 30年 | |
4 | 教代会/工代会文件材料汇编 | 永久 | |
5 | 教代会/工代会提案征集、立案、办理及反馈材料（如提案表、承办单位回复、落实报告） | 永久 | |
6 | 教职工个人、集体被授予全国、省、市等荣誉称号的通知、决定及事迹材料 | 永久 | |
7 | 基层工会机构设置、工会委员选举结果的批复 | 30年 | |
8 | 学校困难帮扶的相关材料 | 30年 | |
9 | 校工会组织的全校性重大活动材料 | 永久 | |
10 | 教职工技能竞赛/创新成果评选材料（如教学竞赛、科研创新奖项申报材料、获奖名单） | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 工会工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
22.团委
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ 党群 |
1 | 上级制发的有关共青团工作的文件 | 永久 | |
2 | 年度共青团工作要点 | 30年 | |
3 | 本校共青团工作纳入学校党建带团建相关文件（如党建带团建工作要点、团建考核指标） | 30年 | |
4 | 本校团代会、学代会文件材料汇编（成套） | 永久 | |
5 | 团委工作规章制度、计划、报告、总结，统计报表，换届选举结果 | 30年 | |
6 | 社会实践、志愿服务的有关材料（社会实践报告、志愿服务记录） | 30年 | |
7 | 发展团员名册 | 30年 | |
8 | 团校团干部培训材料 | 30年 | |
9 | 学生会学生组织指导文件（如学生会改革方案、工作指导细则、主席团选举记录） | 30年 | |
10 | 网络思政工作材料（如团属新媒体平台运营记录、线上思想引领案例） | 30年 | |
11 | 受到上级团组织表彰和奖励的决定或通知 | 永久 | |
12 | 团委举办的重大活动有关文件材料及上报材料 | 30年 | |
13 | 团内处分及复查材料 | 永久 | |
14 | 学生社团的有关材料（如社团章程、活动方案、星级社团材料） | 30年 | |
15 | 就业帮扶材料（如西部计划名单、就业帮扶活动） | 30年 | |
16 | 本校共青团工作创新案例（如特色品牌活动方案） | 永久 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 有保存价值的声像材料其文字说明 | 永久 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 团工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
三、各教学院
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 DQ11 党群综合 |
1 | 本单位党群组织上报学校党委的请示及批复 | 30年 | |
2 | 本单位党组织理论学习材料（如主题教育实施方案、学习记录、心得体会汇编） | 30年 | |
3 | 本单位党群组织换届选举材料（如候选人名单、选举程序、当选结果、会议记录） | 永久 | |
4 | 本单位党群组织廉政建设材料（如廉政风险排查报告、廉洁教育活动记录、廉政承诺书） | 30年 | |
5 | 本单位党群组织工作计划、总结、报告、统计报表 | 30年 | |
分类号 XZ11 行政综合 |
1 | 本单位或教工获省部级以上奖励的证书、奖状和奖牌（集体的归原件，个人的归复印件） | 永久 | |
2 | 本单位年鉴、大事记及机构沿革材料 | 永久 | |
3 | 本单位上报学校的请示及批复 | 30年 | |
4 | 本单位工作计划、总结、报告及发展规划 | 永久 | |
5 | 本单位行政机构设置与调整文件（如部门职责分工、科室成立/撤销批复、岗位设置方案） | 永久 | |
6 | 本单位开展学术活动、与国内单位协作的文件材料 | 30年 | |
9 | 本单位固定资产管理材料（如设备采购审批表、资产清查报告、办公用房分配方案） | 30年 | |
10 | 本单位安全管理工作材料（如实验室安全检查记录、消防安全演练方案、突发事件应急预案） | 30年 | |
分类号 JX 教学 |
1 | 毕业生成绩表、学籍表（经教务处审核后归档） | 永久 | |
存院系教学类档案 |
1 | 本科生毕业论文及评审意见 | 自存30年 | |
2 | 课堂教学材料、课程进度表 | 自存10年 | |
3 | 课程考核材料（如试卷、成绩单、试卷分析报告、命题审批表） | 自存10年 | |
4 | 实习实践教学材料（如实习计划、实习单位评价表、学生实习总结、实习指导教师日志） | 自存10年 | |
5 | 教师任课安排、教案 | 自存30年 | |
6 | 优秀实习报告 | 自存10年 | |
7 | 教师教学评价材料（如学生评教结果、同行互评记录、教学督导反馈、年度教学考核表） | 自存10年 | |
8 | 教学检查、调查材料及总结 | 自存10年 | |
9 | 教师工作量核算、登记材料 | 自存10年 | |
10 | 各类考试试题 | 自存10年 | |
11 | 学生奖惩材料（如奖学金获得者名单、优秀学生干部表彰、违纪处分决定书及解除记录） | 自存10年 | |
12 | 学生心理健康教育材料（如心理测评报告、心理咨询记录、危机干预方案及跟进记录） | 自存10年 | |
13 | 学生创新创业活动材料（如创新创业项目申报书、竞赛获奖证书、孵化项目落地证明） | 自存10年 | |
14 | 本单位获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 自存10年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 毕业生合影 | 永久 | |
2 | 毕业生个人学位照片 | 永久 | |
3 | 教学活动影像（如开学典礼、毕业典礼、学术讲座、实验课教学现场）及文字说明 | 永久/30年 | |
4 | 学生竞赛获奖影像（如学科竞赛、体育赛事、艺术展演颁奖现场）及文字说明 | 永久/30年 | |
3 | 其他有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 本单位获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
四、教辅单位
23.现代教育技术与信息中心
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级制发的有关教育信息化政策文件 | 永久 | |
2 | 学校数字校园建设总体规划 | 永久 | |
3 | 教育信息化标准与规范 | 永久 | |
4 | 本校综合性统计报表、业务性报表等材料 | 永久 | |
5 | 部门规章制度、管理办法、机构设置和岗位职责 | 30年 | |
6 | 部门工作计划、总结、报告、请示及批复、会议记录 | 30年 | |
7 | 网络建设、信息化基础设施建设规划、总结等材料 | 永久 | |
8 | 网络安全管理制度 | 30年 | |
9 | 教育技术项目的规划、建设与管理、开展信息技术与现代教育技术的教学、培训和研发的工作材料 | 30年 | |
10 | 与外单位签订的合同、协议书 | 30年 | |
11 | 教育技术项目研发成果（如自主开发的在线教学工具、虚拟仿真实验平台源代码、专利证书） | 30年 | |
12 | 信息化项目绩效评估材料（如投入产出分析报告、用户满意度调查、效益评价结论） | 30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 信息化工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
24.学报编辑部
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 CB11 综合 |
1 | 上级制发的有关编辑、出版工作的文件 | 永久 | |
2 | 学校学报管理规章制度 | 30年 | |
3 | 学报的创刊、复办、发行等的请示与批复 | 永久 | |
4 | 期刊出版情况一览表（年报） | 永久 | |
5 | 中国学术期刊影响因子年报 | 永久 | |
6 | 制度汇编 | 30年 | |
7 | 年度工作总结、计划 | 30年 | |
8 | 网刊发布平台建设委托合同 | 永久 | |
分类号 CB13 刊物 |
1 | 《宜春学院学报》 | 永久 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学报工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
25.图书馆
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级制发的有关图书工作的文件 | 永久 | |
2 | 图书馆工作规划、计划、报告、总结、请示及批复 | 30年 | |
3 | 图书馆概况、发展规划、统计年报 | 30年 | |
4 | 图书馆指南等 | 30年 | |
5 | 图书馆的规章制度、管理办法、岗位职责 | 30年 | |
6 | 图书馆评估材料（如教育部本科教学审核评估、学科评估中涉及的支撑材料、评估报告及整改方案） | 永久 | |
7 | 图书馆活动宣传材料（读书月、文化展览、新书推荐活动的海报、新闻稿、参与人数统计） | 30年 | |
8 | 校友、企业或社会团体捐赠协议、捐赠物品清单（图书/设备/资金）、捐赠仪式记录 | 30年 | |
9 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 图书管理工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
26.档案馆
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级制发的有关档案、校史工作的文件 | 永久 | |
2 | 档案工作计划、报告、总结、制度、发展规划、评估等文件材料 | 30年 | |
3 | 档案全宗介绍、学校年鉴 | 永久 | |
4 | 档案统计报表 | 永久 | |
5 | 档案移交清册、档案销毁清册 | 30年 | |
6 | 档案目录索引、全宗指南 | 30年 | |
7 | 档案管理规章制度、档案实体分类方案 | 30年 | |
8 | 档案数字化加工项目材料（如数字化方案、技术标准、外包服务合同、质量验收报告） | 30年 | |
9 | 档案编研材料 | 永久 | |
10 | 档案借查阅登记本、档案库房日检查登记本汇编、温湿度统计表、档案移交清单 | 30年 | |
11 | 事业单位法人证书使用登记册、利用审批表 | 永久 | |
12 | 校史馆改造、升级、内容、讲解稿等材料 | 30年 | |
12 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 SX 声像 | |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 档案工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
27.创新与创业学院
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 JX11 教学 |
1 | 上级有关大学生创新、创业工作的文件材料 | 永久 | |
2 | 本校教师开展创新创业教学研究材料（如校级及以上教研课题申报书、研究过程记录、研究成果） | 永久/30年 | |
3 | 本科学生参加创新创业比赛及开展创新创业活动获奖项目统计表或汇编册 | 30年 | |
4 | 本校学生参加大学生创新创业训练计划获奖项目的立项、结题、成果材料 | 30年 | |
5 | 本校学生入孵宜春学院大学生创业孵化中心项目的入孵清单及营业执照 | 30年 | |
分类号 XZ 行政 |
1 | 单位或教工获省部级以上奖励的证书、奖状和奖牌的复印件 | 永久 | |
2 | 单位年鉴、大事记及机构沿革材料 | 永久 | |
3 | 学院上报学校的请示及批复（如重大专项申报（创新创业教育基地建设、专项资金申请）、重要政策调整的请示） | 永久 | |
4 | 学院工作计划、总结、报告及发展规划 | 30年 | |
5 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 创新创业工作获得省部级以上的奖状、奖牌、奖杯等 | 永久 | |
28.终身教育学院（培训中心、职业技术学院）
序号 | 归档范围 | 保管期限 | 备注 |
分类号 XZ 行政 |
1 | 上级制发的关于继续教育工作的文件 | 永久 | |
2 | 学院文件 | 永久 | |
3 | 学院上报学校的请示及批复 | 自存10年 | |
4 | 学院与校外机构（政府部门、企业、行业协会）签订的战略合作协议（如共建培训基地、定向委培协议）、合作项目执行情况总结（含成效评估与问题分析） | 30年 | |
5 | 其他有保存价值的文件材料 | 永久/30年 | |
分类号 JX11 教学综合 |
1 | 关于继续教育培训的审批等管理工作文件材料（如培训项目立项审批表、备案记录） | 30年 | |
分类号 JX12 学科 |
1 | 本校有关继续教育专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 | 永久 | |
2 | 继续教育专业人才培养方案、发展报告 | 30年 | |
分类号 JX13 招生 |
1 | 继续教育招生简章、专业介绍 | 永久 | |
2 | 招生录取名册 | 永久 | |
3 | 新生注册学籍、放弃入学资格名单 | 永久 | |
分类号 JX14 学籍 |
1 | 毕业生学籍表 | 永久 | |
2 | 学生花名册 | 永久 | |
3 | 学生学籍变更情况（退学、信息修改、学籍异动等） | 30年 | |
4 | 学生奖励材料 | 30年 | |
分类号 JX16 学位 |
1 | 授予学士学位人员名单 | 永久 | |
分类号 JX17 毕业生 |
1 | 学生毕业证书人员名单 | 永久 | |
分类号 SX 声像 |
1 | 毕业生学历照片 | 永久 | |
2 | 其他有保存价值的声像材料及其文字说明 | 永久/30年 | |
分类号 SW 实物 |
1 | 学校或个人获省部级以上奖励的证书、奖状和奖牌等 | 永久 | |
2 | 毕业证书、学位证书、结业证书模板 | | |
