一、档案基础概念

1.什么是档案？

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2．什么是学生档案？

学生档案是指学生在校学习期间形成的，记述和反映个人经历、思想品德、专业能力、学习和社会实践以及所受奖励、处罚等方面的原始记录。

二、学生档案的内容

学生档案是人事档案的基础，包含了从高中到大学的完整记录：

1.高中档案材料

高中学籍表、高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、党（团）组织材料等。

2.大学档案材料

·学生登记表（入学时填写的基本信息）

·学年鉴定表（每学年的综合表现评价）

·学籍表（含学号、专业、班级等基本信息及学籍变动记录）

·成绩表（各学期课程成绩汇总）

·学籍异动材料（如休学、复学、转学、退学等相关审批文件）

·党（团）材料（入党申请书、积极分子培养考察表、入党志愿书、转正申请等；团组织相关材料）

·在校期间奖励、处分材料等。

3.毕业档案材料

·毕业生登记表（毕业前填写的个人总结、自我鉴定等）

·学位授予材料（学位申请表、学位审批表等）

·毕业生体检表等

三、学生档案的作用与重要性

学生档案是人事档案的重要组成部分，是个人学习经历和成长轨迹的原始凭证，直接影响未来就业、深造以及各项权益办理。主要用途包括：

1.就业：用人单位（尤其是机关、国企、事业单位）通过档案核查学历真实性、在校表现、奖惩情况等，作为录用和考察的重要依据。

2.升学：考研、考博、出国留学时，学校需要调取档案审核学习经历、政治表现等。

3.工作调动：档案随工作流动，记录工龄、职称评定、职务晋升等人事信息。

4.政审：报考公务员、入党政审、参军、报考军校等需审查档案中的政治历史、思想表现等。

5.其他权益：办理退休、工龄认定、社保核算、亲属关系证明等均需以档案记载为凭证。

·重要提醒：档案缺失或材料不全可能导致就业受阻、工龄无法认定、职称评定失败、甚至影响政审通过！

四. 如何规范填写学生档案？

学生本人直接填写的档案材料（如学生登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、加入党（团）组织材料等需严格符合以下要求：

1.真实性：应如实填写个人信息（姓名、出生日期、入党（团）时间等，确保与身份证、户口本一致，所有材料中的关键信息（如姓名、出生日期、入党时间）必须完全统一，不得涂改。

2.完整性：认真填写每一项内容，避免遗漏；自我鉴定、学习总结等须态度端正、内容详实，忌一句话总结。

3.书写规范：应使用不褪色的蓝黑墨水、黑色墨水签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸等书写。

五、学生毕业时档案的去向

学生毕业离校后，档案需根据个人去向规范转递，严禁个人长期留存或滞留学校。具体去向如下：

1.已就业

工作单位有档案管理权限（如国家机关、事业单位、国有企业、县级以上政府所属公共就业人才服务机构）：档案可直接转至单位保管。

工作单位无档案管理权限（如外企、私企、民企、合资企业、中小学/幼儿园、宗教团体、外国驻华使馆等）：档案需转递至户籍地或工作所在地的流动人员人事档案管理服务机构（如县级以上人社局人才中心）。

2.暂未就业（待业/灵活就业）

档案转递至户籍所在地流动人员人事档案管理服务机构进行管理。（如生源地人社局、人才交流中心）

3.继续升学：档案转递至录取学校的学生档案管理部门。

六、就业单位档案管理权限区分

1.具有保管权限：国家机关、事业单位、大型国企等单位，县级以上(含县级)人民政府设立的公共就业和人才服务机构。

2.不具有保管权限：①外企、私企、民企、合资企业、宗教团体、外国驻华使馆、私立学校等单位，档案需要转到户籍所在地人力资源和社会保障局/人才交流中心等公共就业和人才服务机构。②中小学、幼儿园不具备保管档案的权限，档案一般应转递至所在市（区、县）教育行政主管部门进行管理。

查询方式：毕业生可登录中国人力资源市场网https://chrm.mohrss.gov.cn/，点击流动人员人事档案管理服务机构信息专栏，查询机构名称、通讯地址和联系电话。

七、流动人员人事档案管理常见问题

1.流动人员档案管理服务是否收费？

不收费。根据中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于印发《流动人员人事档案管理服务规定》的通知，流动人员人事档案管理服务机构应当提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，不得收取档案保管费、查阅费、证明费、转递费等名目的费用。 

2.毕业生档案能否托管在学校？

不建议。学生毕业时应及时办理档案转递手续。高校并非专门的流动人员档案保管机构，无法添加毕业后个人工作的档案记录，如转正定级、职称评定等。毕业生档案滞留在校，一方面可能影响毕业生工龄连续计算；另一方面，毕业生档案滞留在校，学校不能出具其他档案证明，可能影响毕业生深造、报考资格证、考取公务员或机关事业单位的政审等。 

3.人事档案可以自己管理吗？

人事档案应全程由具有人事档案管理权限的存档单位进行管理，不能由个人进行管理，严禁私自拆封个人密封的人事档案。档案转递过程应由存档单位采用“公对公”的形式，由中国邮政EMS毕业生档案专门渠道、机要通信、专人送取的方式进行档案转递，绝对不允许使用普通邮寄或其他形式的快递进行邮寄。严禁个人自带或委托他人代领。

八、毕业生档案转递注意事项

1.及时跟踪档案去向：毕业时向学校档案管理部门确认档案转递单位、时间和快递单号，主动联系接收单位（如人才中心、单位人事部）核实是否收到档案（一般1-2周内可查）。

2.避免档案滞留学校：学校非长期保管机构，滞留档案可能导致工龄无法连续计算、无法出具政审证明等问题，影响考研、考公或就业。

3.升学档案务必提前确认：被录取后，按录取院校要求的时间和地址寄送档案，避免因延迟影响入学。

九、宜春学院档案馆能提供哪些学籍档案利用服务？

宜春学院档案馆可以为在校生和毕业生提供以下档案信息利用服务：

1.新生录取花名册（验证高考录取信息）

2.学籍表（含成绩表）（用于考研、工作政审、学历认证等）

3.服务方式：

线上：通过访问宜春学院档案馆官网在线申请（具体流程见官网说明）

线下：携带有效身份证明（学生证/身份证）到档案馆现场查询办理。

十、温馨提示

档案是伴随终身的“人生记录”，请务必重视其规范管理和转递！

如有档案相关疑问，可联系：

·档案馆：科技楼三楼M1-306 电话：0795-3201889

·学生工作处：大学生活动中心四楼  电话：0795-3202895

·户籍地或工作地人社局流动人员档案管理服务机构

图文一审 魏   珣

图文二审 陈东红

图文三审 李   剑