宜春学院档案管理暂行办法（修订）

第一章  总  则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》及国家有关规定，为进一步做好档案工作，更好地为学校各项工作和社会服务，结合学校具体情况，制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理和社会服务、文化传承等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校形成的各类档案由档案馆集中统一管理。

第四条 各单位应把档案工作列入重要议事日程，加强领导，强化意识，完善制度，落实责任。

第五条  档案馆应严格贯彻执行党和国家有关规定，切实做好档案管理和利用工作。

第二章  领导体制和机构设置

第六条 坚持和加强党的全面领导，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署，健全党领导档案工作的体制机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。

第七条  学校档案工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第八条学校成立档案工作委员会，加强对档案工作的领导；设立档案馆，具体负责全校档案工作；学校根据实际需要可设立若干档案分室，档案分室受学校业务主管部门领导和档案馆的业务监督和指导，并按年度向档案馆移交所保管档案的目录。

第九条 按照集中统一管理的原则，学校档案工作实行统一领导、分级管理。

各单位建立完善档案工作制度，依法健全档案管理制度，将档案工作与其他工作同步部署、同步管理。

第三章  档案工作人员

第十条  档案工作人员要热爱档案事业，忠于职守、遵守法纪，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十一条 学校为档案馆配备专职档案工作人员，其编制人数根据学校发展规模、档案数量及工作任务等实际情况确定。

各单位设置专（兼）职档案工作人员，负责本单位教学、科研、管理、对外交流等各项工作档案材料归档。

第十二条 档案工作人员（包括档案馆和各单位的专职档案工作人员以及以档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条  对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，学校根据法律法规采取有效防护措施防止职业中毒事故发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第四章  档案的收集和整理

第十四条  实行档案材料形成单位、课题组整理立卷的归档制度。各单位明确一位领导分管档案工作，确定一名专（兼）职档案员具体负责和组织档案的整理、归档工作。

第十五条  材料归档

（一）各单位工作过程中形成的材料，凡属于归档范围的，承办人员办理完毕应及时交付本单位专（兼）职档案员。个人不得保存应该归档的材料。

工作人员调离工作岗位或离退休时，应将本人手中存留的属于归档范围的材料移交本单位相关人员或档案员。

（二）单位调整或合并时，撤销单位应在１个月之内负责把调整前的档案整理归档。

（三）临时性单位，成立时应及时将档案员和联系电话告知档案馆，工作结束１个月之内完成归档工作。

（四）学校与其他单位分工协作完成的项目，由具体承担项目任务的有关单位或部门负责将项目的一整套档案立卷，并负责协调将外校协作单位保存的与自己承担任务有关的档案正本复制件移交档案馆。

（五）个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

（六）个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理，对向档案馆惠赠档案的个人，学校应予奖励。

（七）以学校名义对外合作办学或以学校名义颁发学历学位证书的，相关单位须完整地向档案馆移交相关档案。

第十六条  纸质和非纸质档案材料同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料必须是原件，且应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

纸质档案材料归档要求按江西省质量技术监督局发布的《归档文件整理规范》（DB/T380-2016）和国家档案局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）执行。

电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《文书类电子文件元数据方案》（DAT 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DAT 63-2017）执行。

第十七条 加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。

第十八条  档案在形成过程中应做到：

（一）按国家规定的格式书写，要素齐全；

（二）档案材料的形成时间（年月日）、签字、盖章等手续必须齐全；

（三）手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色材料，字迹工整清晰；

（四）纸质档案的装订按照国家档案局《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-20180）执行。

第十九条文件材料的归档范围和保管期限按照《江西省实施〈高等学校档案管理办法〉细则》(赣教发〔2012〕2号）、《高等学校文件材料归档范围和档案保管期限表》和宜春学院各部门现有机构职能、职责执行。

第二十条  归档时间要求：

（一）党群、行政各部门和能按年度归档的单位，应在次年6月份前归档；

（二）教学部门和能按学年度归档的单位应在次年12月份前归档；

（三）科研、基建等单位应在项目完成后3个月内归档；

（四）学生类档案应当在档案材料形成后2个月内归档；

（五）财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管1～3年，期满后由会计机构移交档案馆统一保管；

（六）重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第二十一条  学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交校档案馆保存。对散落在社会上对学校或社会有重要价值的档案，学校接受捐赠、代管。

第二十二条  档案馆可以向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第五章  档案管理

第二十三条 档案馆要按照国家规定的档案分类方法对档案进行分类、编号和排列。

第二十四条 档案馆应建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防高温等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第二十五条 档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十六条  档案馆应指定专人负责对档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十七条 档案馆应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。

第二十八条  档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第二十九条  必要时，档案馆会同有关部门共同对有关档案的形成、整理、归档等工作进行监督和检查。

第六章  档案的利用与开放

第三十条  档案馆应设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南及档案馆指南等。

第三十一条 档案馆应按照《中华人民共和国档案法》等国家有关规定向全校和社会公布开放档案，提供档案利用服务。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外开放：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成部门提出限制利用的。

第三十二条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，表明利用档案的目的和范围后，履行相关登记手续，均可以利用已开放的档案。

第三十三条 单位和个人利用未开放档案，应根据未开放档案的实际情况，履行相关审批手续。利用一般性未开放档案，应由档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批；利用未公开的科研档案，应经业务主管部门或第一完成人同意，必要时报请主管校领导审批；利用涉密档案，应由档案归档部门或学校保密委员会办公室审批，必要时报请主管校领导审批。

第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十五条 档案馆应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

第七章 档案信息化建设

第三十六条 学校将档案信息化建设纳入学校信息化发展总体规划，在网络环境、硬件设备、应用系统、运行维护、安全防护、数字认证、备份策略、资金投入等方面为档案信息化提供技术支撑和综合保障。

第三十七条 学校应推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统及其他校内各业务系统等相互衔接，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

第三十八条  档案馆应当采取管理措施和技术手段确保电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

第三十九条  档案馆持续推进传统载体档案数字化成果工作。

第四十条  档案馆应当逐步按照数字档案馆建设标准，运用现代信息技术对档案数字资源进行收集、整理、保存和提供利用，加快数字档案馆建设。

第四十一条  档案馆和校内单位应协同推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨校区、跨部门共享利用。

第八章 奖励与处罚

第四十二条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案管理服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（四）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十三条 对有下列行为之一的，将根据情节轻重，依纪依规给予处分或处置；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏，丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第九章  附   则

第四十四条 本办法由校档案馆负责解释。

第四十五条　本办法自下发之日起施行。原《宜春学院档案管理暂行办法》（宜学院办字〔2013〕19号）废止。

宜春学院干部人事档案管理办法（修订）

第一章总则

第一条为贯彻新时代党对干部人事档案的要求，加强学校干部人事档案建设，规范干部人事档案管理工作，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等文件精神，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 干部人事档案是指学校在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风与实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等方面情况的历史记录材料。

第三条 干部人事档案是学校教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护教职工合法权益的重要依据，是推进学校治理能力现代化的重要内容，是学校档案的重要组成部分。

第四条 干部人事档案工作应当遵循下列原则：

（一）党管干部、党管人才；

（二）依规依法、全面从严；

（三）分级负责、集中管理；

（四）真实准确、完整规范；

（五）方便利用、安全保密。

第二章工作职责

第五条在学校党委领导下，由党委组织部、人事处、档案馆按照有关职责共同抓好干部人事档案工作，各教学院和校属各部门（单位）积极配合干部人事档案管理工作，具体职责为：

（一）党委组织部负责全校科级及以上干部档案的建立、接收、收集、鉴别、转递和利用等工作，业务上接受上级组织人事部门的监督和指导；

（二）人事处负责科级以下专业技术人员和其他工作人员的人事档案的建立、接收、收集、鉴别、转递和利用等工作，业务上接受上级组织人事部门的监督和指导；学校人事代理人员的人事档案由人事处配合宜春市就业创业服务中心管理；

（三）档案馆负责干部人事档案的归档、整理、保管等技术安全方面的建设和档案信息化管理工作，业务上接受上级档案行政管理部门监督和指导；

（四）各教学院和校属各部门（单位）应明确一名负责人分管本单位的干部人事档案工作，指定专人具体负责本单位干部人事档案归档及利用工作。

第六条 干部人事档案属于国家秘密。必须严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》等党和国家有关档案保密的法规和制度，干部人事档案设置专职、专责、专库保管，确保档案的完整与安全。

第三章收集归档内容及分类

第七条干部人事档案材料收集归档内容及分类：

第一类  履历类材料

指以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。

1.干部履历表（书），简历表，以及干部、工作人员、教师、职工、军人等各类登记表；

2.干部、职工、教师、医务人员、军人、运动员、员工、知青等各类人员登记表（卡），个人简历材料（入党、入团申请书中所附的个人简历和家庭情况等材料除外）；

3.属于履历表性质的各种登记表；

4.中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历；

5.个人参加革命活动的简历材料。

第二类  自传和思想类材料

包括：

1.自传；

2.带有自传内容的材料；

3.参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

第三类  考核鉴定类材料

指干部工作、学习、劳动一个时期或工作调动以及参加临时工作结束后，组织上作出的关于优、缺点的结论或对个人撰写的自我总结、鉴定等所作的评语。

1.以鉴定材料为主要内容的各类人员的登记表；

2.干部、党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料；

3.毕业、结业、出国、出境、调动、疗养、劳动鉴定及其他一些鉴定性的材料；

4.干部考核和民主评议的综合材料；

5.干部、专业技术人员年度考核登记表；

6.以考核为主要内容的其他材料；

7.以思想政治、工作表现为主的鉴定；

8.推荐入学、参军、招工、转干等的群众评议记录；

9.重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，

10.援派、挂职锻炼考核鉴定。

第四类  学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料

主要指在普通高校、成教机构、党校、军队院校学习、培训、留学过程中形成的有关材料，此类分为四小类，采用二级分类。

4—1 学历学位材料

1.初中、高中、中专学籍材料；

2.报考高等院校和中等专业学校学生（研究生）登记表（或招生报考登记表）、学生（学员）登记表、学生成绩表、毕业生登记表、选拔学生（学员）登记表、审查表、保送生登记表、授予学位的材料等；

3.硕士、博士研究生学历、学位材料；

4.选拔留学生审批表、登记表、学习成绩表、国外高校（科研机构）出具的学历学位材料、教育部学历学位认证书等；

5.各省（市）、中央党校（国家行政学院）已授予学历的学习材料；

6.干部文化补习登记表；

7.教育部门或学校出具的学历（力）证明；

8.学历学位审核登记表；

9.学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表。

4－2 专业技术职务材料

1.专业技术职务任职资格申报表、申请表，聘任、套改、晋升、解聘专业技术职务（职称）的审批表、登记表，聘任期满考核审批表（有续聘内容的）、相关的资格证书；

2.专业技术职务考绩材料；

3.教师资格审批表。

4—3科研学术材料

1.专业技术人员的创造发明、科研成果、著作译著及有重大影响论文（如获奖或全国报刊发表的）等目录；

2.博士后申请表、博士后工作期满出站登记表等相关的博士后材料；

3.被评为名誉教授、院士、入选重大人才工程等相关材料。

4—4 培训材料

1.学员学习（培训）考核登记表、干部进修登记表、培训证明等；

2.各类高校、科研机构研究生班课程进修相关材料（如社会科学院研究生课程进修班）；

3.各党校进修班等未承认学历的学习材料。

第五类  政审、审计和审核类材料

主要指有关政治、历史和家庭成员、社会关系情况的材料。

1.有关本人历史上重要政治问题的审查材料；

2.更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料；

3.干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明；

4.带有组织上政治历史审查意见的登记表、调查表、审批表；

5.有关政治历史情况的个人交代材料和复议审查材料；

6.家庭成员及主要社会关系的证明材料；

7.有关工龄的认定材料；

8.报考高校（硕士、博士）政审表。

9.干部廉洁从业结论性评价材料

第六类  党、团类材料

主要指加入或退出中国共产党、共青团及民主党派的材料。

入团志愿书、入团申请书、退团登记表；入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察、中国共产党党员登记表，停止党籍、恢复党籍、退党、脱党、保留组织关系、恢复组织生活；加入或者退出民主党派（九三学社、农工民主党、民革、民盟、民建、致公党等）的相关材料等。

第七类  表彰奖励类材料

主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

1.正式命名授予的英雄、模范、先进工作者等各种称号的登记表（审批表），事迹材料，通报表扬、嘉奖和申请授予勋章、奖章报告表；

2.不纳入工资档次的科研津贴审批表；

3.享受政府特殊津贴登记表；

4.一次性领取的高级专家享受政府特殊津贴材料和管理人员突出贡献津贴表。

第八类  违规违纪违法处理处分类材料

主要指违反党纪、国法等材料。

1.纪检、监察、公安、检察院、法院和行政管理部门在处理个人违纪违法案件中形成的有关材料；

2.处理处分决定、上级批复、查证核实报告、本人检查及对处分的意见；

3.免予处分的处理意见及个人检查情况；

4.确属错误，组织上未给予处分的，本人对错误的认识或检查；

5.通报批评材料；

6.撤销处分材料；

7.甄别复查、报告决定、上级批复及本人意见和申诉材料；

8.公安机关针对个人的治安管理处罚书；

9.法院刑事判决书；

10.涉及本人的处罚性民事判决书等材料；

11.有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录。

12.人民法院认定的失信被执行人信息等材料。

第九类  工资、任免、出国和会议代表类材料

主要指工资、任免、出国和会议代表等方面的材料，本类材料分为四小类,采用二级分类。

9—1 工资、待遇材料

1.工资变动登记表、工资套改表；

2.见习期、试用期、定级、晋级、升级等各种工资变动审批表、登记表；

3、退休人员审批表和领取补助金审批表；

4、延长退休年龄的专家审批表。

5、参加社会保险相关材料

9—2任免材料

1.职务变动登记表；

2.职员首次套定审批表，职员晋升职级审批表；

3.录用、招聘（聘用合同书）、选举、提拔、转干、遴选、选调等登记表、审批表；

4.干部任免、离休、辞职、退职等审批表；

5.军衔（警衔）晋升、评级登记表、审批表、评定军衔鉴定及军队转业干部审批表；

6.兵役（入伍）登记表、入伍、退伍审批表；

7.组织员、纪委委员、党委（总支）委员、武装部干部、援藏人员、团干部、讲师团成员登记表、当选各委员会（人大）委员（常委、委员、主席、副主席、秘书长、主任、副主任、书记、副书记）的相关材料；

8.后备干部登记表、公务员登记表；

9.参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；

10.知识青年上山下乡登记表（审批表）。

9—3 出国（境）材料

因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；

9—4 参加会议的代表登记表等材料

出席党代会、人民代表大会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。

第十类  其他可供组织参考的材料

主要指可供组织上参考的材料。

1.毕业生就业报到证、学生派遣单；

2.工作调动介绍信

3.外国永久居留证、港澳居民身份证等复印件。

4.合同协议书、人事争议仲裁书、工会会员表；

5.健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料；

6.各类体检表，残疾等级材料，因公受伤或致残的证明材料；

7.办理丧事形成的有关材料：讣告、悼词、生平，报纸报道消息、死亡通知书，非正常死亡的调查报告及有保存价值的遗书等；

8.不动员知识青年上山下乡审批表；

9.出国留学人员回国登记表、教育部颁发的出国留学人员回国工作派遣通知书。

干部人事档案材料具体内容和分类标准按中央组织部要求执行。

第四章  收集归档要求

第八条归档的干部人事档案材料，应真实、完整、及时和规范。

（一）真实指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚，所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。

（二）完整是要将记载教职工本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，数量要适当。

（三）规范是要保证档案材料收集工作质量，归档的材料必须是办理完毕的正式材料。手续必须完备，凡规定需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部人事档案。

（四）及时，就是要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。在接收之日起一个月内必须放入本人档案，一年内整理归档。

第九条 档案材料必须使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应留有25毫米装订边。字迹材料应当符合档案保护要求。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

第十条归档材料一般不得使用复制件，但对确需要复制件存档的如各类证书、证件、全国统考成绩单等特殊情况，必须在复制件上注明经办人姓名、注明“与原件核对无误”，并加盖材料出具单位的印章，以确保复制材料的真实、有效。

第十一条 干部人事档案管理部门应认真鉴定归档材料，发现不符合归档要求的，要及时通知形成档案材料的部门，补交材料或补办手续。

第十二条 归档材料鉴别的方法

（一）判定材料是否属于所管的材料及应归入干部人事档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部人事档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报组织人事部门负责人批准后销毁。

（二）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交代。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清并注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。

（三）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和批文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。

（四）鉴别中发现涉及教职工政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入教职工档案，应交有关组织部门处理。

（五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

第五章  档案管理

第十三条  根据中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》，按照安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案应严密、科学地保管，确保干部人事档案的绝对安全。

第十四条 干部人事档案的整理按照中组部关于《干部档案整理细则》的规定，认真做好档案的分类、编目、装订和归档材料的入卷、编目工作。档案馆按规定标准统一制作干部人事档案目录、卷皮和档案装具，按照安全保密、便于查找的原则建立各类档案登记册、编制检查工具。

第十五条 查（借）阅、转递干部人事档案应按规定办理审批和登记手续，确保有案可查，做好保密工作。

第十六条 干部人事档案应实现计算机编目和检索，每年要定期更新干部人事档案基本信息库，逐步实现干部人事档案管理制度化、规范化和现代化。

第十七条 干部人事档案管理工作人员，必须忠于职守、坚持原则，熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

第十八条 干部人事档案管理人员本人和校内亲属（夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员）的档案，由档案馆（或者组织人事部门）另行指定专人管理。

第十九条  干部死亡5年后，其干部人事档案移交本单位档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

第二十条 严格执行档案库房管理规定，做好“八防”和“三铁一器”工作，确保档案安全。

第六章  档案利用

第二十一条查借阅者范围

（一）干部人事档案利用原则上只面向组织，不面向个人。查借阅档案应当2人以上，一般均为党员。

（二）查阅档案必须实行回避制，任何个人不得查阅本人及其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系关系以及近姻亲关系的干部人事档案，违规者应严肃处理。

（三）各基层党委、直属党总支书记、副书记因工作需要可查阅本单位人员的档案，但不得跨单位查阅。

（四）其他单位和个人不得查借阅干部人事档案。因工作需查借阅的，按照隶属关系或人事关系由其所在二级单位代为查借阅。

第二十二条 查阅事由

有下列用途之一的，经批准后方可查借阅：

1、干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；

2、办理案件；

3、办理社会保险、公证；

4、编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动等。

第二十三条 查阅外借手续及审批权限

（一）查阅科级以上级别的干部档案须经党委组织部批准。

（二）需查阅干部人事档案的单位应填写《干部人事档案查借阅审批表》，填写清楚查阅人和被查阅人的姓名、单位和职务、政治面貌及查阅理由，由查阅单位主要负责人签署意见并加盖公章，然后由组织人事部门负责人签字后方可查阅。

（三）干部人事档案一般不外借，如确因工作需要，必须填写《干部人事档案查借阅审批表》，经组织人事部门负责人批准后方可外借，借出时间一般不超过3天，特殊需要（如省委组织部考察干部需要等）可适当延长，但最长不超过15天。

（四）档案借出前，须认真登记，借档人必须签名。归还时，应认真核对无误后并在外借登记册上注销。

第七章  档案转递

第二十四条 凡接收的干部人事档案，由组织人事部门审核、登记并及时寄回回执单。干部人事关系办结后一个月内移交档案馆。如发现档案材料缺失，组织人事部门应及时催收并移交档案馆。

第二十五条 干部因工作调动等原因需要转递档案，应根据组织人事部门负责人签字并加盖公章的调档函或调档通知书，或《干部人事档案调档审批表》，办理相关审批手续后方可密封档案，并及时将档案转至新的主管单位。转递档案应遵循以下规定：

（一）干部人事档案应通过机要交通转递，严禁公开邮寄或交教职工本人自带。

（二）转递干部人事档案，必须按《干部人事档案材料转递单》项目详细登记，严密包封，并以机要件转递或派党员干部专人送取。

（三）负责转出的干部人事档案，内容必须完整齐全，并按规定装订，不得扣留材料或分批转出。逾期一个月未收到回执，应去函和电话催问，以防丢失。

第八章  档案信息化管理

第二十六条  按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。

第二十七条  按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段逐步推进干部人事档案数字化。

第二十八条 干部人事档案电子信息的安全和保密重要程度应视同纸质档案。

第二十九条 非干部人事档案工作人员未经档案管理部门负责人批准不得使用干部人事档案工作专用电脑，任何人不得携带非专用的移动存储设备进入干部人事档案专用电脑。

第三十条 干部人事档案管理系统数据库的维护工作应及时，人员信息录入应确保完整、准确、真实，并进行阶段性数据备份。

第三十一条 未经批准不得提供、复制干部人事档案信息，无关人员不得查看干部人事档案信息，贮有干部人事档案信息的存储介质应由专门人员保管。

第九章纪律和监督

第三十二条 查借阅干部人事档案注意事项

（一）查阅干部人事档案人员，应在指定地点阅档。不准向无关人员泄露档案内容。

（二）查档人员应爱护档案，不准在档案材料上划圈、批注、涂改、折叠、损坏，不准将档案拆散、撤换。阅档时严禁吸烟、喝水，严防损坏和污染档案材料。如不慎损坏了档案材料，应及时报告管理人员，以便采取补救措施。

（三）借用的干部人事档案要妥善保管、严格保密,不得转借，不得复制，违规者应严肃处理。

（四）“调查证明材料介绍信”“函调证明材料”和其他（其他）联系工作介绍信，不能用于查阅教职工档案。

第三十三条查档人员必须严格按照规定办理查借阅手续，严格遵守保密制度和查借阅规定，不得泄露或擅自向外公布档案内容；凡不符合查借阅档案手续，档案管理人员有权拒绝。

第三十四条 查借阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的必须经组织人事部门负责人批准后才能拍摄、复制。

第三十五条 因工作需要，必须摘记档案内容时，要经组织人事部门负责人同意。摘记材料要妥善保管。

第三十六条  干部人事档案材料形成部门、干部人事档案管理人员必须遵守以下纪律：

（一）严禁篡改、仿造干部人事档案；

（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；

（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或来历不明的干部人事档案材料；

（四）严禁利用职务、工作上的舍不得，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他们档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；

（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；

（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；

（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；

（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；

（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；

（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；

（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。

第三十七条  学校纪委对干部人事档案工作和本条例实施情况进行监督检查。学校其他各单位和党员、干部、群众对干部人事档案工作中的违纪违规行为，有权向学校党委、纪检监察机关举报、申诉，受理部门和机关应当按照有关规定核查处理。

第三十八条  对违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。

第十章  附则

第三十九条 本办法由组织部、人事处、档案馆负责修订和解释。

第四十条 本办法自公布之日起施行。原《宜春学院干部人事档案管理办法》（宜学院党字〔2016〕39号）同时废止。