各教学院、校属各部门（单位）：

为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》及《宜春学院档案管理暂行办法》等文件精神，进一步规范档案管理工作，切实提升档案管理规范化、标准化水平，保障学校档案资源完整、准确、安全，现就2024年度归档文件整理与档案移交进馆工作，以及2024年以前“应归未归”档案材料督查检查工作相关事宜通知如下：

一、2024年度归档文件整理工作

（一）归档范围

1.各单位在2024年1月1日至12月31日工作过程中，直接形成的、能反映本单位主要工作内容且具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。具体归档范围详见附件一。

2.各单位2024年以前产生，但尚未归档的“应归未归”档案材料，需分年度、分类别进行归档。

（二）归档要求

1.各单位须高度重视档案归档工作。分管档案工作的领导要切实履行职责，加强对本单位归档工作的组织领导、督促检查；档案员需严格落实岗位职责，认真做好档案材料的收集、整理及移交工作，确保归档文件完整、齐全，并按时完成移交。严禁任何单位和个人截留、私存应归档材料，近年未按期完成归档的单位，须立即采取有效措施，确保文件材料及时移交归档。

2.对于涉及多个部门的文件材料，由主办部门牵头负责归档工作，相关部门须积极配合，及时提供所需材料；涉及机构调整、撤并、新增的，由合并后或新成立的机构依据职能分工延续情况，统一进行归档。

3.各单位要强化对重大项目、重大活动与事件中声像、实物等特殊载体材料的管理，确保此类材料与纸质文件材料同步收集、同步整理、同步归档。

（三）质量标准

1.纸质文件归档原则上须提供原件，复印件一般不得作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等关键要素必须完整、清晰；文件用纸规格、书写墨迹等须符合国家相关标准规范，确保文件材料的法律效力和长期可读性。

2.纸质文件如需装订，应采用不锈钢钉或棉线装订，严禁使用易生锈的铁质钉，避免对档案造成损坏。

3.视频、音频、图片和实物等档案材料归档时，须附相关的文字说明，内容应包含时间、地点、人物、事由等关键信息。

4.集体合影照片须进行压膜处理，压膜后尺寸不得超过A4幅面，并提供以下信息说明：按照人物站位顺序依次列写姓名；如有人员缺席，需在名单中注明缺席人姓名；准确标注照片题名，例如“某某学院某某年级（班级/专业）毕业生合影”。

5.毕业生个人照片统一采用2英寸规格，以班级或专业为单位整理，并编制信息汇总表，内容需包含毕业生学号、姓名、身份证号及籍贯等信息。

6.整理后的归档文件资料，须按照分类号使用Excel软件编制《归档文件目录》（详见附件2）。目录表格采用A4幅面，页面横向设置；标题“归档文件目录”使用黑体22号字并居中排版，表头“序号”“档号”等栏目使用黑体12号字，目录内容使用宋体11号字。

 二、“应归未归”档案材料督查检查工作

（一）检查范围

各单位2024年以前产生，按照规定应当归档，但因各种原因导致遗漏、滞留或未及时移交的档案材料。

（二）检查内容

1.完整性检查：核查档案材料是否齐全，重点查看是否存在缺失重要文件、关键材料的情况。

2.规范性检查：检查已有的“应归未归”档案材料在整理、装订、编目等方面是否符合归档质量标准。

3.存放情况检查：确认档案材料存放环境是否安全，是否存在损坏、丢失等风险隐患。

（三）检查方式

本次督查检查采取单位自查与档案馆实地检查相结合的方式。各单位需首先开展全面自查自纠，对发现的“应归未归”档案材料及时进行整理和归档；档案馆将在各单位自查的基础上，组建专项检查小组，对部分单位进行实地抽查核实。

 三、档案移交进馆工作

（一）进馆时间安排

 为保障档案移交工作有序推进，确保各类档案材料及时、准确入库，各单位须严格按照以下时间节点完成档案移交：

1.各单位常规档案移交时间：2025年10月31日前。

2.各教学院毕业生学籍表、毕业生登记表、毕业生学历信息表、毕业生班级纪念册（含集体照片及毕业生个人照片）等档案材料移交时间：2025年9月30日前。

3.仪器设备类档案移交时间：2025年10月31日前。

4.科研类档案移交时间：项目结题或验收后两个月内。

5.基建类档案移交时间：项目完成后三个月内。

6.财会类档案由计财处负责整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由计财处保管一至三年，保管期满后及时移交档案馆。

7.其他重要需归档资料，各单位可随时与档案馆联系，协商确定移交时间。

（二）移交要求

1.各归档单位在移交前，须对拟移交的各门类档案资料进行全面的质量自查。自查合格的，填写档案移交清单（详见附件3），办理移交手续；对于不符合要求的档案材料，须按规定及时补充、调整。

2.纸质档案资料移交时，须经档案馆专人现场清点，对档案资料的数量、质量进行严格检查。验收合格后，双方在档案移交清单上签字盖章，清单一式两份，档案馆与移交单位各留存一份，分别归入双方档案。

3.移交时需提交纸质版《归档文件目录》一份，同时将电子目录上传至指定平台。目录格式要求：标题“归档文件目录”采用黑体22号字并居中，表头“序号”“档号”等栏目采用黑体12号字，目录内容采用宋体11号字。归档文件需按照永久保管、30年等保管期限分类编制目录。

 4.涉及涉密文件归档的，须单独填写涉密文件移交清单，按照保密规定办理移交手续。

5.移交纸质材料时，须同步移交相应的电子材料，确保纸质档案与电子档案内容一致。

四、为配合学校本科教育教学审核评估，确保教学档案符合审核评估指标要求，档案处将联合教务处对各教学院管理的教学档案进行督查检查。

 请各单位务必高度重视此项工作，严格按照本通知要求，认真组织落实，确保2024年度归档文件整理、档案移交进馆及“应归未归”档案材料督查检查工作顺利完成。如有疑问，请及时与档案馆联系，电话：3201889。

附件：1．宜春学院各单位文件材料归档范围和保管期限表

2. 归档文件目录模板

3．档案移交清单模板

                   宜春学院档案馆

                    2025年6月13日

附件1.宜春学院各部门文件材料归档范围和保管期限表.docx

附件2.归档文件目录.xls

附件3.移交清单.xls