关于做好2023年度归档文件整理与

档案移交进馆工作的通知

各学院、校直各单位：

按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）等档案法律法规规定，将启动2023年度档案归档工作。现就归档具体事宜通知如下：

一、文件材料收集整理工作

（一）认真开展文件材料收集工作，确保归档文件材料齐全完整。

请各单位参照新修订的《宜春学院各部门文件材料归档范围和保管期限表》（见附件1），并结合各单位工作实际，将2023年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求收集、整理，2023年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请分年度整理。

（二）严格执行标准，提高归档文件材料整理质量。

按照《归档文件整理规范》（DB36/T380-2016）要求进行整理（2016年以前的归档文件仍按照老《规范》要求整理）。各单位要严格按照规范和标准进行整理，确保文件材料归档整理质量符合要求。

1.凡归档的纸质文件应提供原件，复印件一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

2.凡归档的纸质文件如需装订，请务必采用不锈钢钉或棉线进行装订，严禁采用铁质钉装订。

3.凡归档的视频、音频、图片和实物等档案材料，请做好相关文字说明。

4.凡归档的集体合影照片须经过压膜处理，且压膜后的尺寸不超过A4幅面，并提供信息说明：

(1)按人物站位列写姓名；

(2)如有人物缺席，则需在名单中注明缺席人姓名；

(3)照片题名，如“某某学院某某年级或班级或专业毕业生合影”。

5.凡归档的毕业生个人照片（新华社统一采集），规格统一为2英寸，以班级或专业为单位整理、编制对应的信息汇总表(含毕业生学号、姓名、身份证号及籍贯等)。

6.凡归档的文件资料整理后，请按分类号用Excel软件编制《归档文件目录》(见附件2),目录表格采用A4幅面,页面横向设置。

二、移交进馆工作

（一）移交时间

由于归档量大，为确保各类档案材料有序入库，请各单位在规定时间内移交。

1.校直各单位的档案移交时间为：2024年10月31日前。

2.各学院的文书档案移交时间为：2024年10月31日前。

3.各学院毕业生班级纪念册（或集体照片及毕业生个人照片）的移交时间为：2024年9月30日前。

4.毕业生学籍表、毕业生登记表、毕业生学历信息表等档案材料的移交时间为：2024年9月30日前。

5.仪器设备类档案的移交时间：2024年10月31日前。

6.科研类档案的移交时间：项目结题或验收后两个月内。

7.基建类档案的移交时间：项目完成后三个月内。

8.财会类档案由计财处整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由计财处保管一至三年，期满后移交档案馆。

9.其他重要需归档的资料，可随时联系档案馆移交。

（二）移交要求

各归档单位应对移交的各门类档案资料进行归档质量自查，符合质量要求的，填写档案移交清单（见附件3），办理移交手续，对不符合要求的，应按要求进行必要的补充调整。

1.档案资料纸质版移交须经档案馆专人清点，检查所有移交档案资料的数量、质量，经验收合格后办理档案移交手续，双方在档案移交清单上签字盖章，一式三份，档案馆保存两份，移交单位保存一份，归入双方档案。

2.移交时需提供归档文件目录一式两份(其中，标题“归档文件目录”请采用黑体22号并居中，表头“序号”、“档号”等请采用黑体12号，目录内容请采用宋体11号)。归档文件请按照保管期限（永久保管、30年或10年）分类编制。

3.如有涉密文件归档，请将涉密的移交清单单独填写。

4.在移交纸质材料时，相应的电子材料一并移交。

三、组织领导

各学院、校直各单位要切实加强对档案工作的领导，认真履行工作职责，配齐配强兼职档案员并为他们的工作提供必要的条件；要严格按照学校档案管理办法（宜学院办字〔2013〕19号）要求，保证归档文件材料收集完整齐全，整理规范，并按时移交档案馆。

在工作过程中如遇有关业务问题，请与档案馆联系，电话：3201889。

附件：1．宜春学院各部门文件材料归档范围和保管

期限表

2. 归档文件目录

3．档案移交清单

                               宜春学院档案馆

2024年6月11日