关于做好2016年度归档文件整理与档案移交进馆工作的通知
各学院、校直各单位：
为进一步做好我校档案工作规范化、标准化、信息化建设，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规范》（DB36/T 380-2016）等文件，现就做好2016年度归档文件整理与档案移交进馆工作，现就有关事项通知如下:
一、文件材料收集整理工作
（一）认真开展文件材料收集工作，确保归档文件材料齐全完整。归档范围具体为：
1、2016年度学校从事招生、教学、科研、管理和社会服务、文化传承等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、实物、声像等不同形式、载体的各类材料。
2、各学院、各单位在各项重要重大活动、重要项目过程中产生的文字、照片、声像、图表等不同载体的材料。
3、各学院、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省部级以上）及在国际、国内校际交流中产生的具有保存价值的实物。
4、往年应归档但尚未归档的材料。
（二）严格执行标准，提高归档文件材料整理质量。
今年将按照江西省档案局下发的新的《归档文件整理规范》（DB36/T380-2016）要求进行整理，即2016年的归档文件应按照新的规范要求整理，2016年以前的归档文件仍按照老规范要求整理。各单位要认真学习新规则，严格按照规范和标准进行整理，确保文件材料归档整理质量符合要求。
1、凡归档的纸质文件应提供原件，复印件一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。
2、凡归档的纸质文件如需装订，请务必采用不锈钢钉或棉线进行装订，严禁采用铁质钉装订。
3、凡归档的视频、音频、图片和实物等档案材料，请做好相关文字说明。
4、凡归档的集体合影照片须经过压膜处理，且压膜后的尺寸不超过A4幅面，并提供信息说明：
(1)按人物站位列写姓名；
(2)如有人物缺席，则需在名单中注明缺席人姓名；
(3)照片题名，如“某某学院某某年级或班级或专业毕业生合影”。
凡归档的毕业生个人照片（新华社统一采集），规格统一为2英寸，以班级或专业为单位整理、编制对应的信息汇总表(含毕业生学号、姓名、身份证号及籍贯等)。
5.凡归档的文件资料整理后，请按分类号用excel软件编制《归档文件目录》,目录表格采用A4幅面,页面横向设置(见附件1)。
二、移交进馆工作
（一）移交时间
由于归档量大，为确保各类档案材料有序入库，请各单位在规定时间内移交。
1、校直各单位的档案移交时间为：2017年6月30日前。
2、各学院的文书档案移交时间为：2017年6月30日前。
3、各学院毕业生班级(或专业、学院）集体照片和毕业生个人照片的移交时间为：2017年6月30日前。
4、毕业生学籍表、毕业生登记表、毕业生学历信息表、新生录取名册等档案材料的移交时间为：2017年10月30日前。
5、仪器设备类档案的移交时间：2017年6月30日前。
6、科研类档案的移交时间：项目结题或验收后两个月内。
7、基建类档案的移交时间：项目完成后三个月内。
8、财会类档案由计财处整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由计财处保管一至三年，期满后移交档案馆。
9、其他重要需归档的资料，可随时联系档案馆移交。
（二）移交要求
各归档单位应对移交的各门类档案资料进行归档质量自查，符合质量要求的，填写档案移交清单（见附件2），办理移交手续，对不符合要求的，应按要求进行必要的补充调整。
1、档案资料纸质版移交须经档案馆专人清点，检查所有移交档案资料的数量、质量，经验收合格后办理档案移交手续，双方在档案移交清单上签字盖章，一式3份，档案馆保存2份，移交单位保存1份，归入双方档案。
2、移交时需提供归档文件目录一式2份(其中，标题“归档文件目录”请采用黑体22号并居中，表头“序号”、“档号”等请采用黑体12号，目录内容请采用宋体11号)。归档文件请按照保管期限（永久保管、30年或10年）分类编制。
3、如有涉密文件归档，请将涉密文件的移交清单单独填写。
4、在移交纸质材料时，相应的电子材料一并移交。
三、组织领导
各学院、校直各单位要切实加强对档案工作的领导，认真履行工作职责，配齐配强兼职档案员并为他们的工作提供必要的条件；要严格按照学校档案管理办法（宜学院办字〔2013〕19号）要求，保证归档文件材料收集完整齐全，及时移交档案馆。
在工作过程中如遇有关业务问题，请与档案馆联系，电话：3201889。
