宜春学院档案馆
关于做好2015年度归档文件整理与档案移交进馆工作的通知
各学院、校直各单位：
做好归档文件整理和向校档案馆移交档案工作，是档案法律赋予各归档单位的应尽职责和基本义务，为切实做好2015年度归档文件整理与档案移交进馆工作，现就有关事项通知如下:
一、归档文件整理工作
（一）归档范围
1.2015年度学校从事招生、教学、科研、管理和社会服务、文化传承等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、实物、声像等不同形式、载体的各类材料。
2.各学院、各单位在各项重要重大活动、重要项目过程中产生的文字、照片、声像、图表等不同载体的材料。
3.各学院、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省部级以上）及在国际、国内校际交流中产生的具有保存价值的实物。
4.往年应归档但尚未归档的材料。
（二）整理要求
1.凡归档的纸质文件应提供原件，复印件一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。
2.凡归档的纸质文件如需装订，请务必采用不锈钢钉或棉线进行装订，严禁采用铁质钉装订。
3.凡归档的视频、音频、图片和实物等档案材料，请做好相关文字说明。
4.凡归档的集体合影照片须经过压膜处理，规格统一为10英寸，并提供信息说明：
(1)按人物站位列写姓名；
(2)如有人物缺席，则需在名单中注明缺席人姓名；
(3)照片题名，如“某某学院某某年级或班级或专业毕业生合影”。
凡归档的毕业生个人照片（新华社统一采集），规格统一为2英寸，以班级或专业为单位整理、编制对应的信息汇总表(含毕业生学号、姓名、身份证号及籍贯等)。
5.凡归档的文件资料整理后，请按分类号用excel软件编制《归档文件目录》(见附件1)。
二、移交进馆工作
（一）移交时间
由于归档量大，为确保各类档案材料有序入库，请各单位在规定时间内移交。
1.校直各单位的档案移交时间为：2016年6月30日前。
2.各学院的文书档案移交时间为：2016年6月30日前。
3.各学院毕业生班级(或专业、学院）集体照片和毕业生个人照片的移交时间为：2016年6月30日前。
4.毕业生学籍表、毕业生登记表、毕业生学历信息表、新生录取名册等档案材料的移交时间为：2016年10月30日前。
5.仪器设备类档案的移交时间：2016年6月30日前。
6.科研类档案的移交时间：项目结题或验收后两个月内。
7.基建类档案的移交时间：项目完成后三个月内。
8.财会类档案由计财处整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由计财处保管一至三年，期满后移交档案馆。
9.其他重要需归档的资料，可随时联系档案馆移交。
（二）移交要求
各归档单位应对移交的各门类档案资料进行归档质量自查，符合质量要求的，填写档案交接清单（见附件2），办理移交手续，对不符合要求的，应按要求进行必要的补充调整。
1.档案资料纸质版移交须经档案馆专人清点，检查所有移交档案资料的数量、质量，经验收合格后办理档案移交手续，双方在档案移交清单上签字盖章，一式3份，档案馆保存2份，移交单单位保存1份，归入双方档案。
2.移交时需提供归档文件目录一式2份(其中，标题“归档文件目录”请采用宋体26号加粗并居中，表头“件号”、“责任者”等请采用宋体14号加粗，目录内容请采用仿宋_GB2312、14号)。
3.如有涉密文件归档，请将涉密与非涉密文件的移交清单分开填写。
4.在移交纸质文件材料时，相应的电子档案内容及目录需一并移交。
三、组织领导
各学院、校直各单位要切实加强对档案工作的领导，认真履行工作职责，配齐配强兼职档案员，并为兼职档案员的工作提供必要的条件；要严格按照学校档案管理办法（宜学院办字〔2013〕19号）要求，保证归档文件材料收集完整齐全，及时移交档案馆；并填报《各归档单位分管档案工作领导及兼职档案员名单》（见附件3）。
在工作过程中如遇有关业务问题，请与档案馆联系，电话：3201889。
附件：1.归档文件目录
2.档案移交清单
3.各归档单位分管档案工作领导及兼职档案员名单
宜春学院档案馆
2016年4月18日
