各设区市监察局、人力资源和社会保障局、档案局，省直各单位：
2013年2月22日，监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合印发了《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号，以下简称“处分规定”），自2013年3月1日起施行。为加强《处分规定》在我省的贯彻执行，有效预防和惩处档案管理违法违纪行为，根据《处分规定》精神，结合我省实际，现就有关事项通知如下：
一、充分认识《处分规定》的重要意义，提高贯彻执行的自觉性
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它既是历史原貌的真实记载，同时也是现实利益的有效凭证。知青档案、企业职工档案、社保档案、林改档案、土地承包档案、城建房产档案、婚姻档案等等一系列民生档案无不关系群众切身利益。然而，近年来全省各地档案损毁、丢失、涂改、伪造、明知档案安全受到威胁而不采取措施等各种违法违纪行为时有发生。威胁到档案的完整性、影响到群众合法权益的实现，影响到社会稳定大局。《处分规定》的出台正是针对近年来档案管理违法违纪行为多发易发的情况，依照《中华人民共和国行政监察法》、《行政机关公务员处分条例》对《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》中有关档案管理违法违纪行为处分的有关规定进行了细化，进一步明确了违法违纪行为的表现形式，进一步明确了量纪标准，使之更具操作性，是预防和惩处档案管理违法违纪行为的重要依据。《处分规定》的出台对于保障档案安全、维护历史原貌和群众合法权益，促进档案事业科学发展具有十分重要的意义。各级监察部门、人力资源和社会保障部门以及档案行政管理部门要高度重视，主动作为，自觉地做好《处分规定》的贯彻执行工作。
二、加大《处分规定》的宣传力度，营造贯彻执行的良好氛围
各级监察部门、人力资源和社会保障部门、档案行政管理部门要把学习宣传《处分规定》作为当前的一项重要工作，分层次有重点地开展各种形式的学习宣传活动。
一是做好地方党政领导干部、单位主要负责人和档案干部的宣传工作。档案干部是档案管理工作的具体执行者，直接责任人；地方党政领导和单位主要负责人是档案工作的领导者，对档案管理工作负有不可推卸的领导责任。要有计划有重点地对上述人员进行宣传培训，使其了解《处分规定》的主要内容和精神实质，从而自觉履行档案管理职责，为加强档案工作创造有利条件，避免违法违纪行为的发生。
二是做好档案执法人员的学习培训。通过学习和培训，切实提高档案执法人员对贯彻执行《处分规定》重要意义的认识，准确把握档案违法违纪行为的表现形式和量纪标准，努力提高依法查处档案管理违法违纪行为的能力和水平。
三是通过广播、电视、报纸、网络等多种形式向社会组织和广大群众宣传《处分规定》。使各类社会组织和人民群众了解《处分规定》的重要意义，提高全社会的档案意识。在全社会形成人人关心档案事业，积极检举档案管理违法违纪行为的氛围，为《处分规定》的贯彻执行创造良好的社会环境。
三、加大档案管理违法违纪案件查办力度，确保《处分规定》执行到位，取得实效
一要畅通举报渠道。档案工作具有一定的保密性质，违法违纪行为发生后，有关部门往往难以察觉，给及时查办违法违纪行为造成了一定困难。各级档案行政管理部门要设立举报电话，有独立网站的要设立网络举报栏目，并向社会公布，及时有效地收集违法违纪线索。
二要有案必查，违法必究。对群众举报和日常执法中发现的违法违纪线索，要认真调查核实。发现存在违法违纪行为应当受到纪律处分的要及时立案查处。档案行政管理部门作为档案管理违法违纪行为查处的执法主体，应当加大日常性、经常性执法检查，减少运动式、文件式执法。
三要及时移送，限期处理。档案行政管理部门查处完毕，事实清楚、证据确凿的，应尽快向任免机关或监察机关移送。向任免机关移送的，任免机关应当在收到移送函件之日起60日内按照《处分规定》和干部管理权限作出处分决定。任免机关和监察机关应将处理结果书面告知档案行政管理部门。
四要建立联合执法、定期会商机制。对重大档案安全事故、较为复杂的违法违纪案件，档案行政管理部门可以联合监察部门、人力资源和社会保障部门共同查处，监察部门、人力资源和社会保障部门应当积极配合。档案行政管理部门和监察部门、人力资源和社会保障部门应当定期会商，沟通工作，协调事务。逐步建立联合办案，协同工作的机制，形成合力，相互支持，共同做好档案管理违法违纪案件查处工作。
五要严格执法程序，重事实讲证据，准确定性量纪。各级监察部门、档案行政管理部门在查处档案违法违纪行为时必须严格履行执法程序、法律文书必须齐全完整、证据提取和保存必须规范。每个案件都要做到事实清楚、证据确凿、定性准确、处理恰当、手续完备、程序合法。同时要注意充分保障有关责任人员的陈述和申辩权利。
四、完善规章制度，狠抓内部管理，消除违法违纪行为隐患
各档案管理单位要认真对照《处分规定》，对自身档案管理工作进行全面体检。针对容易发生档案涂改、伪造、遗失、损毁等典型违法违纪行为的薄弱环节，采取切实有效的措施，加强整改，积极完善档案管理规章制度，堵塞漏洞，消除隐患，从根本上杜绝档案管理违法违纪行为的发生。
《处分规定》的出台体现了党和政府对档案工作的高度重视，各地各部门要本着对历史负责，对群众负责的态度，采取有力措施，推进我省档案事业在法制化、规范化、科学化轨道上健康发展。
江西省监察厅 江西省人力资源和社会保障厅 江西省档案局
2013年8月5日
