宜春学院档案管理暂行办法
发布人:系统管理员     发布时间:2014-06-27      浏览次数:61
 

第一章  总  则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定,为进一步做好档案工作,更好地为学校各项工作和社会服务,结合学校具体情况,制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理和社会服务、文化传承等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校形成的各类档案由档案馆集中统一管理。

第四条  各单位应把档案工作列入重要议事日程,加强领导,强化意识,完善制度,落实责任。

第五条  档案馆应严格贯彻执行党和国家有关规定,切实做档案管理和利用工作。

第二章  领导体制和机构设置

第六条  学校档案工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第七条  学校成立档案工作委员会,加强对档案工作的领导;设立档案馆(处),具体负责全校档案工作。

第八条  按照集中统一管理的原则,学校档案工作实行统一领导,分级管理。

各单位建立完善档案工作制度,把档案工作纳入各项管理工作之中,切实做到各项工作与档案工作“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第三章  档案工作人员

第九条  档案工作人员热爱档案事业,忠于职守,遵守法纪,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十条  档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数根据发展规模收藏档案数量及工作任务等实际情况确定。

第十一条  档案工作人员(包括档案馆和各单位的专职档案工作人员以及以档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员,实行专业技术职务聘任或职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条  对长期接触有毒有害物质的档案人员,学校根据法律法规采取有效防护措施防止职业中毒事故发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其它有关待遇,并按照有关规定予以补助。

第四章  经费、库房和设备

第十三条  档案工作所需经费列入学校预算档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划,与学校信息化建设同步发展。各单位对保存单位档案所需设备等涉及档案工作的费用,应在其预算经费中给予支持解决。

第十四条  学校为档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

第十五条  学校为档案配置复印、扫描、照相、录音录像、刻录、缩微等设备,逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章  文件材料的归档、移交和接收工作

第十六条  实行档案材料形成单位、课题组整理立卷的归档制度。各单位明确一位领导分管档案工作,确定一名专(兼)职档案员具体负责和组织档案的整理、归档工作

第十七条  材料归档

(一)各单位工作过程中形成的材料,凡属于归档范围的,承办人员办理完毕应及时交付本单位专(兼)职档案员。个人不得保存应该归档的材料。

工作人员调离工作岗位或离退休时,应将本人手中存留的属于归档范围的材料移交本单位相关人员或档案员。

(二)单位调整或合并时,撤消单位应在1个月之内负责把调整前的档案整理归档。

(三)临时性单位,成立时应及时将档案员和联系电话告知档案馆,工作结束1个月之内完成归档工作。

(四)学校与其它单位分工协作完成的项目,由具体承担项目任务的有关单位或部门负责将项目的一整套档案立卷,并负责协调将外校协作单位保存的与自己承担任务有关的档案正本复制件移交档案馆。

(五)个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

(六)个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理,对向档案馆惠赠档案的个人,学校应予奖励。

(七)以学校名义对外合作办学或以学校名义颁发学历学位证书的,相关单位须完整地向档案馆移交相关档案。

第十八条  校史馆(陈列室)、中国美容医学文史馆等所保管、展览的内容应按年度向校档案馆移交馆藏目录,并积极创造条件适时归入档案馆统一管理。

第十九条  纸质和非纸质档案材料同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料必须是原件,且应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

纸质档案材料归档要求按江西省质量技术监督局发布的江西省归档文件整理规范》(DB/T380-2002)和国家质量技术监督局批准的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。

电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》( 国家档案局第6号令 )以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

第二十条  档案在形成过程中应做到:

(一)按国家规定的格式书写,要素齐全;

(二)档案材料的形成时间(年月日)、签字、盖章等手续必须齐全;

(三)手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料,字迹工整清晰

(四)装订成册的档案,应选择胶订或线装,不能用金属材料装订。

第二十一条  文件材料的归档范围按照江西省实施〈高等学校档案管理办法〉细则(赣教发20122号)第二十一条执行

第二十二条  归档时间要求:

(一)党群、行政各部门和能按年度归档的单位,应在次年6月份前归档;

(二)教学部门和能按学年度归档的单位应在次年12月份前归档;

(三)科研、基建等单位应在项目完成后3月内归档

(四)学生类档案应当在档案材料形成后2个月内归档;

(五)财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管1~3年,期满后由会计机构移交档案馆统一保管;

(六)重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第二十三条  学校鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式交校档案馆保存。对散落在社会上对学校或社会有重要价值的档案,学校接受捐赠、代管。

第二十四条  档案馆可以向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第六章  档案管理

第二十五条  档案馆要按照国家规定的档案分类方法对档案进行分类、编号和排列。

第二十六条  档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意,并造册报经校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十七条  档案馆应指定专人负责对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计并按照有关规定,向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十八条  档案库房的技术管理工作,应有专人负责,建立和健全有关规章制度。

第二十九条  档案馆应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。

第三十条  档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。

第三十一条  必要时,档案馆会同有关部门共同对有关档案的形成、整理、归档等工作进行监督和检查。

第三十二条  高安校区和附属医院、附属研究机构等附属单位的档案以及需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可向校档案工作委员会提出申请,经批准可设立分室单独保管。各分室在业务上由校档案馆进行指导、监督,并按年度向校档案馆移交所保管档案的目录。

第七章  档案的利用与开放

第三十三条  档案馆应设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南及档案馆指南等。

第三十四条  要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,须经档案馆馆长同意,涉及未公开的问题必要时须经校领导审批。

第三十五条  档案馆所保存的档案,主要提供本校利用。如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信,经档案馆同意后方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题须经分管校领导批准。

第三十六条  档案馆应采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案宣传工作。

第八章  考核、奖励与处罚

第三十七条  学校建立档案检查、考核和评估制度,适时制定《宜春学院档案工作考核办法》。对工作优秀的专兼职档案人员和突出的服务、研究成果定期给予全校性表彰和奖励。

第三十八条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

第九章  附   则

第三十九条  本办法由校档案馆负责解释。

第四十条 本办法自下发之日起施行。            

 

 

 

 

 

 

宜春学院办公室                      201363日印发

 

 

 

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